Vanliga frågor om KemiDigi

Du kan logga in i KemiDigi direkt  https://www.kemidigi.fi/kirjaudu om du i handelsregistret är antecknad som företagets verkställande direktör, vice verkställande direktör, företagets firmatecknare eller en enskild näringsidkare.

Om du inte har någon av dessa roller, ska företaget först ge dig fullmakt att sköta dess ärenden i KemiDigi. Befullmäktigandet sker genom att användaren ges ärendefullmakt för Hantering av kemikalieuppgifter i tjänsten Suomi.fi. I tjänsten för tjänstemannabefullmäktiganden kan ett finländskt företag för vilket varken verkställande direktör, finländska personer att företräda företaget eller styrelseledamöter har antecknats i handelsregistret befullmäktiga en person att sköta företagets ärenden. Närmare anvisningar för befullmäktigandet finns i Suomi.fi-tjänstens anvisningar.

Logga in via ’Gå till Suomi.fi-identifieringen’ och identifiera dig med ett certifikatkort, ett mobilcertifikat eller nätbankskoder.

Om du har problem med befullmäktigandet kan du kontakta Medborgarrådgivningen på Suomi.fi, telefon 0295 535115.

Se anvisningen om ibruktagande av KemiDigi i företag (pdf, 2,3 MB).

Den person som först loggar in i KemiDigi som företagets representant blir automatiskt företagets KemiDigi-huvudanvändare och får samtidigt alla behörigheter till funktionerna i KemiDigi.

Huvudanvändaren kan tilldela behörigheter till andra användare. Huvudanvändaren kan även ge andra användare huvudanvändarensbehörighet. Företaget kan ha flera huvudanvändare.

Efterföljande användare får inga behörigheter till funktionerna i KemiDigi vid första inloggning. Huvudanvändaren ska tillägga nödvändiga behörigheter för de övriga användarna.

Huvudanvändaren kan tilldela behörigheter till andra användare.

När en användare har fått fullmakten och loggat in i KemiDigi för första gången finns hens namn på listan över företagets KemiDigi-användare men hen har inga behörigheter till funktionerna. Huvudanvändaren tillägger nödvändiga behörigheter för användaren. När huvudanvändaren tillägger en utländsk användare i systemet kan hen samtidigt ge användaren behörigheter.

Gå till företagets uppgifter genom att klicka på företagets namn högst upp på sidan. I företagets uppgifter finns fliken ’Användare’ för huvudanvändaren, och upptill på den finns knappen ’Redigera användarrättigheter’.

Vissa funktioner är s.k. företagsspecifika och behörigheterna till dem ges via behörigheter på övre raden. Observera att en del av behörigheterna ges separat för varje verksamhetsställe, såsom behörigheten till kemikalieförteckningen och mängduppgifter som gäller företagets kemikalieanmälningar samt mängduppgifter om biocider och växtskyddsmedel. Då ska det verksamhetsställe vars kemikalieförteckning användaren får redigera anges för användaren. Gällande mängduppgifter för kemikalieanmälningar får företaget bestämma om det anmäler mängderna med en rapport från huvudverksamhetstället eller samlade från flera verksamhetsställen. Vanligtvis anmäls mängduppgifter enligt från huvudverksamhetsstället, och då ska huvudverksamhetsstället tilläggas som verksamhetsställe för den person som har behörighet att lämna mängduppgifterna och behörigheten ’Mängduppgifter’ anges för detta.

Användaren har behörigheterna när hen loggar in följande gång.

Se anvisningen om ibruktagande av KemiDigi i företag (pdf, 2,3 MB).

Se anvisningen ’Mängduppgifter med anknytning till kemikalieanmälningar i kemikalieproduktregistret’ på första sidan i KemiDigi efter inloggning.

Företaget ska befullmäktiga de användare som inte kan logga in i systemet direkt att sköta företagets ärenden i KemiDigi. Befullmäktigandet sker genom att ge användaren ärendefullmakt för Hantering av kemikalieuppgifter i tjänsten Suomi.fi. Närmare anvisningar för befullmäktigandet finns i Suomi.fi-tjänstens anvisningar.

När en användare har fått fullmakten och loggat in i KemiDigi för första gången finns hens namn på listan över företagets KemiDigi-användare men hen har inga behörigheter till funktionerna. Huvudanvändaren ska ge användaren behörigheter till nödvändiga funktioner i KemiDigi. Användaren har behörigheterna när hen loggar in följande gång.

Företaget kan befullmäktiga användare enligt eget val, till exempel en konsult eller ett konsultföretag.

Se anvisningen om ibruktagande av KemiDigi i företag (pdf, 2,3 MB).

Utländska användare kan inte befullmäktigas via tjänsten Suomi.fi utan de loggar in med användarnamn och lösenord som skapas direkt i KemiDigi.

Rätten att tillägga en utländsk användare till KemiDigi-användarna ska anhållas via kemidigi(at)tukes.fi. Av en fritt formulerad anhållan ska framgå orsaken till användning av användarnamn/lösenord. (Rätten beviljas inte om identifiering via Suomi.fi är möjlig).

När administrationen för KemiDigi har aktiverat funktionen ser företagets huvudanvändare knappen ’Ny användare’ under företagets användare. Genom att klicka på knappen kan den nya användares namn, telefonnummer och e-postadress tilläggas. Efter att användaren har tillagts visas hens namn på fliken ’Användare’ och hen kan ges behörigheter till nödvändiga funktioner i KemiDigi genom att klicka på ’Redigera användarrättigheter’. 

Användaren får ett användarnamn till den e-postadress som hen uppgett och ett lösenord som ett sms till det telefonnummer som hen uppgett. Användaren har behörigheterna när hen loggar in följande gång.

Observera att denna funktion endast gäller utländska användare, finska medborgare ska alltid tilläggas via tjänsten Suomi.fi.

Företaget kan välja att ge användare behörigheter till sina uppgifter enligt eget val, till exempel en utländsk konsult eller en medarbetare vid ett annat företag.

Se anvisningen (på finska) om ibruktagande av KemiDigi i företag (pdf, 2,3 MB).

Företaget ska radera de användare som inte längre arbetar i företaget. Fullmakten ska raderas från den befullmäktigade användaren via tjänsten Suomi.fi, och då kan användaren inte längre logga in i KemiDigi.

Den befullmäktigade användaren kan inte raderas direkt från KemiDigi men hens behörigheter till funktioner i KemiDigi kan raderas. Observera ändå att även om användaren inte kan redigera kemikalieanmälningar ser hen företagets alla kemikalianmälningar om hens behörighet att logga in i tjänsten inte har raderats.

Se anvisningen om ibruktagande av KemiDigi i företag (pdf, 2,3 MB).

Företaget ska radera de användare som inte längre arbetar i företaget. Huvudanvändaren kan radera en utländsk användare i systemet genom att klicka på användarens namn för att öppna fliken Användaruppgifter. Upptill på sidan finns knappen ’Radera användare’.

Se anvisningen om ibruktagande av KemiDigi i företag (pdf, 2,3 MB).

Anmälningarna ska inte uppdateras utan en ny anmälan ska göras för det nya företaget. När det nya FO-numret har registrerats i företags- och organisationsdatasystemet (FODS), importeras uppgifterna för företaget med det nya FO-numret automatiskt till KemiDigi.

Även företaget med det gamla FO-numret blir kvar i KemiDigi som ett nerlagt företag och dess kemikalieanmälningar blir kvar i företagets uppgifter. Kemikalieanmälningarna ska dock passiveras eftersom detta företag inte längre släpper ut produkter på marknaden. Anmälningarna passiveras inte automatiskt när FO-numret blir ogiltigt.

Med det nya FO-numret importeras med andra ord uppgifterna om det nya företaget till KemiDigi, och de nödvändiga kemikalieanmälningarna ska göras för detta företag som nya kemikalieanmälningar (se frågan: Hur överför jag kemikalieanmälningar från ett företag till ett annat?). 

En kemikalieanmälan ska göras även för biocider och växtskyddsmedel av det företag som är skyldigt att göra en kemikalieanmälan när kriterierna för anmälningsskyldigheten uppfylls.

Det första företaget med ett finländskt FO-nummer i kemikaliens distributionskedja ska göra en kemikalieanmälan om en kemikalie som företaget släpper ut på den finländska marknaden. Detta företag är inte nödvändigtvis tillståndshavaren för biocidprodukten eller växtskyddsmedlet utan importören.

Skyldigheten att göra en kemikalieanmälan överensstämmer med skyldigheten att upprätta ett säkerhetsdatablad. En kemikalieanmälan ska göras om det är obligatoriskt att lämna ett säkerhetsdatablad eller om det ska lämnas på begäran enligt artikel 31 i Reach eller enligt bilaga I till CLP-förordningen.

Enligt artikel 3.3 i Reach-förordningen avses med vara ”ett föremål som under produktionen får en särskild form, yta eller design, vilken i större utsträckning än dess kemiska sammansättning bestämmer dess funktion”.

 För att bestämma om produkten uppfyller definitionen av ett föremål enligt Reach-förordningen ska man bedöma produktens uppgift samt form, yta eller design.

Produktens form, yta och design bör inte förväxlas med fysiska egenskaper som är resultat av de kemiska egenskaperna hos det material (eller de material) som använts i tillverkning av produkten. Exempel på sådana egenskaper eller drag hos ett material är bland annat spaltning, täthet, flexibilitet, ledningsförmåga, hårdhet, magnetiska egenskaper och smältpunkt.

Om produkten är en kombination av ett ämne/en blandning och ett föremål (ett ämne eller en blandning levereras i en behållare eller en bärare), ska en kemikalieanmälan vid behov göras för ämnet/blandningen i produkten (såsom tvättmedlet i en rengöringsservett, ett ljus eller bläcket i en skrivares bläckpatron).

Om produkten däremot anses vara ett föremål som hör fast ihop med ämnet/blandningen (dvs. ämnet/blandningen är en fast del av föremålet), behöver man inte göra en kemikalieanmälan (såsom batterisyra i ett batteri).

Se även ECHAs anvisningar om Reach-förordningen (Vägledning om krav för ämnen i varor).

I systemet samlas de uppgifter som det är nödvändigt att rikta sökningar på. Fälten som registreras i systemet har valts utifrån vilka uppgifter olika myndigheter behöver i sitt arbete. Olika sökfunktioner kan riktas på dessa fält för uppgifter till myndigheterna och för rapporter. Sökfunktioner kan inte riktas på en bifogad pdf-fil och därför frågar systemet om uppgifterna separat.

Varje företag som släpper ut kemikalien på marknaden ansvarar för att lämna ett säkerhetsdatablad samt för innehållet och språkkraven i det, även om företaget inte självt har upprättat säkerhetsdatabladet.

Om säkerhetsdatabladet är bristfälligt ska företaget kontakta aktören som upprättat säkerhetsdatabladet och be den korrigera säkerhetsdatabladet eller upprätta ett eget säkerhetsdatablad med de korrekta uppgifterna.

För tillfället saknas en tillräckligt pålitlig och kostnadseffektiv teknisk lösning för överföring av uppgifter från en bifogad pdf-fil till systemet. Frågan behandlas på nytt om en teknisk lösning för problemet hittas.

Ett utkast är en ofullbordad kemikalieanmälan som endast företaget kan se. När kemikalieanmälan har publicerats syns den för företaget, myndigheterna och andra användare beroende på vilken offentlighetsnivå anmälaren har valt (med offentlighetsnivå avses hur synlig anmälan är för andra användare).

Vid redigering av en publicerad kemikalieanmälan ska man observera att den publicerade versionen fortfarande är synlig för andra användare medan det nya utkastet till anmälan visas bara för företaget. Den nya versionen av anmälan blir offentlig när det nya utkastet har publicerats. Samtidigt överförs den tidigare publicerade gamla versionen till versionshistoriken över anmälan.

Endast den senaste publicareade versionen av kemikalieanmälan visas för andra användare och kan väljas till kemikalieförteckningen. De gamla versionerna sparas dock i databasen i versionshistoriken och visas för myndigheterna och företaget. Om ett företag publicerar en ny version av en kemikalieanmälan, som är i annat företag kemikalieförteckning, visas i förteckningen en varseltext om att det finns en nyare version av kemikalieanmälan.

När kemikalien avlägsnas från marknaden passiverar anmälaren kemikalieanmälan. Den passiverade anmälan blir kvar i systemet och är synlig för företaget med status avaktiverad samt för myndigheterna.

Om den passiverade anmälan ingår i en kemikalieförteckning av ett annat företag blir den kvar i anteckningen (status ändras till passiverad). Andra företag kan fortfarande använda kemikalien efter att till exempel importören inte längre släpper ut kemikalien på marknaden. Den passiverade anmälan syns dock inte längre för andra företag när de upprättar sin kemikalieförteckning (de kan inte välja passiverade anmälningar till förteckningen).

Det går inte att överföra kemikalieanmälningar automatiskt från ett företag till ett annat i systemet. Kemikalianmälningar kan dock överföras med hjälp av systemets CSV-funktion.

Läs KemiDigi-anvisningen: Överföring av  uppgifterna i kemikalieanmälningar till kemikalieproduktregistret med hjälp av CSV-blanketter. Anvisningar om användning av KemiDigi finns efter inloggningen på första sidan.

Du kan hämta en förteckning över fakturerade kemikalier från KemiDigi. På fakturan finns ett faktureringsnummer, dvs. Tukes referens för fakturan. Tukes fakturerar handläggningsavgiften i en rat. Referensen är 1/20XX. Vid utökad sökning anges faktureringsnumret i sökvillkoren för sökkriteriet ’Fakturerad, Tukes referens’ i Kemikalier-sökningen. Med detta sökvillkor listas alla kemikalieanmälningar som ingår i faktureringen i fråga. Faktureringsförteckningen kan även föras in i Excel och önskade kolumner kan väljas på listan.

Nej. Anmälan till giftinformationscentralerna har skötts i samband med att företaget har lämnat en kemikalieanmälan om farliga kemikalier och kemikalier som orsakar fara enligt 22 § i kemikalielagen till Tukes via KemiDigi.

I fortsättningen ska en anmälan enligt bilaga VIII till CLP-förordningen till giftinformationscentralerna göras via Europeiska kemikaliemyndigheten ECHAs inlämningsportal inom de övergångsperioder som fastställs i bilagan. Den nationella skyldigheten att lämna en kemikalieanmälan till kemikalieregistret i KemiDigi blir kvar och har ett annat syfte än anmälan till giftinformationscentralerna via PCN-portalen.

Mer information: Inlämnande av uppgifter till giftinformationscentraler

I början av varje år inhämtas uppgifterna om mängderna av de kemikalier som har släppts ut på marknaden föregående år. Rapporten för mängduppgifter skapas automatiskt i systemet och kan inte redigeras efteråt. På rapporten importeras automatiskt från kemikalieproduktregistret de obligatoriska kemikalieanmälningar som har varit publicerats i registret under det aktuella året. På rapporten importeras den senaste versionen av anmälan som har varit publicerats under föregående året.

Företaget bör uppdatera sina kemikalieanmälningar regelbundet. Före årsskiftet kan man ännu kontrollera att alla de kemikalier som företaget har släppt ut på marknaden under året har registrerats så att de nödvändiga kemikalierna finns på mängduppgiftsrapporten vid årsskiftet.

Mängden anges i ton enligt följande:

• 0–0,1 ton samt för biocidprodukter och växtskyddsmedel anges mängden med en noggrannhet av 0,001 ton
• 0,1–1 ton anges mängden med en noggrannhet av 0,1 ton
• 1-100 ton anges mängden med en noggrannhet av 1 ton
• 100–1 000 ton anges mängden med en noggrannhet av 10 ton
• > 1 000 ton anges mängden med en noggrannhet av ± 10 %. 

Uppgifterna om mängderna för de kemikalier som enligt företagets anmälan har funnits på marknaden under föregående år, dvs. de kemikalier för vilka företaget har haft publicerat en kemikalieanmälan, inhämtas retroaktivt i början av året.

Kemikalier kan inte tilläggas till mängduppgiftsrapporten eftersom publiceringsdatumet för kemikalieanmälan inte får vara ett förflutet datum. Anmälans publiceringsdatum är det datum då företaget har publicerat anmälan i KemiDigi.

En kemikalie som har haft en obligatorisk, publicerad anmälan i registret under föregående år kan inte heller raderas från mängduppgiftsrapporten eftersom passiveringsdatumet i systemet är det datum då företaget har passiverat anmälan i KemiDigi.

Man kan kryssa för ’Varken tillverkats eller importerats’ på mängduppgiftrapporten om kemikalien inte har släppts ut på marknaden under det aktuella året.

Uppgifterna på mängduppgiftsrapporten importeras inte till kemikalieanmälningar, dvs. kemikalieanmälan ska passiveras i avsnittet kemikalieanmälan, om kemikalien inte längre släpps ut på marknaden.

Företaget bör uppdatera sina kemikalieanmälningar regelbundet. Före årsskiftet kan man ännu kontrollera att alla de kemikalier som företaget har släppt ut på marknaden under året har registrerats så att de nödvändiga uppgifterna finns på mängduppgiftsrapporten vid årsskiftet.

I kolumnen ”tid på marknaden” på mängduppgiftsrapporten ser ut tidsperioden som företaget har haft kemikalieanmälan i fråga publicerad i registret under det aktuella året, dvs. publiceringen under det år för vilket mängduppgifterna efterfrågas.

KemiDigi innehåller bland annat biocidregister, växtskyddsmedelsregister och register för kemikalieanmälningar.

I växtskyddsmedelsregistret finns de växtskyddsmedel som är godkända i Finland enligt växtskyddsmedelsförordningen.

I biocidregistret finns de biocidprodukter som är godkända i Finland enligt kemikalielagen (599/2013), biociddirektivet (98/8/EG) eller biocidförordningen (EU/528/2012). Biocidprodukter kan även ha ett unionstillstånd som omfattar hela EU. De biocidprodukter som erhållit unionstillstånd finns på Europeiska kemikaliemyndighetens (Echa) webbplats.

Dessutom anmäls via KemiDigi mängduppgifterna om de biocidprodukter som släppts ut och tillhandahållits på marknaden i Finland, även när produkten inte har släppts ut på marknaden, varje år enligt 22 § i kemikalielagen. (Social- och hälsovårdsministeriets förordning om lämnande av uppgifter om mängder i fråga om kemikalier, 1118/2020). 

Tillståndshavarna för växtskyddsmedel är skyldiga att årligen anmäla försäljningsvolymerna av de växtskyddsmedel de har släppt ut på marknaden i Finland till Tukes. Försäljningsvolymerna ska anmälas för alla växtskyddsmedel som funnits i växtskyddsmedelsregistret under det aktuella året. I anmälan ska även anges om medlet inte har släppts ut på marknaden. (Växtskyddsmedelsförordningen (EG) nr 1107/2009, artikel 67 1107/2009 och förordningen om statistik om bekämpningsmedel (EG) nr 1185/2009 1185/2009). 

Om ditt företag har ett FO-nummer sker inloggning i KemiDigi via Suomi.fi-identifiering.  Anvisningar om ibruktagandet av tjänsten Suomi.fi finns på KemiDigis inloggningssida.

Om företaget inte har ett FO-nummer sker inloggningen i KemiDigi med ett användarnamn och lösenord samt en engångsartad textmeddelandeidentifiering. Tukes beviljar ett användarnamn på begäran och skickar det till den angivna e-postadressen i företagets fullmakt. Ett inloggningsspecifikt lösenord skickas separat som textmeddelande till det angivna telefonnumret vid varje inloggning i systemet. 

Användarnamnen är personliga och företaget ansvarar för behandlingen av behörigheterna, användarnamnen och lösenorden. Begäran om användarnamn skickas till kemidigi(a)tukes.fi.

Mängduppgifterna om biocidprodukterna och växtskyddsmedlen anmäls via KemiDigi före utgången av mars följande år. Mängderna ska anmälas i kilogram för det föregående kalenderåret.

Mängderna ska anmälas i kilogram med ett kilograms noggrannhet.

Mängduppgifterna om biocidprodukterna och växtskyddsmedlen ska anmälas av en inloggad KemiDigi-användare som är tillståndshavare för den aktuella biocidprodukten eller det aktuella växtskyddsmedlet eller en aktör befullmäktigad av denna tillståndshavare.

Från biocidregistret till mängduppgiftsblanketten importeras de biocidprodukter som har godkänts under det aktuella året, som har ett nationellt tillstånd i Finland och som har en inloggad användare som tillståndshavare.

Från växtskyddsmedelsregistret till mängduppgiftsblanketten för växtskyddsmedel importeras de medel som har godkänts under det aktuella året, som har ett nationellt tillstånd i Finland och som har en inloggad användare som tillståndshavare.

Det går inte att lägga till produkter på blanketten. Om en produkt saknas på förteckningen, kontakta: biocidprodukter: biosinfo(a)tukes.fi eller växtskyddsmedel: ppp(a)tukes.fi.

I kolumnen ”tid på marknaden” på mängduppgiftsblanketten ska anges den tidsperiod som biocidprodukten eller växtskyddsmedlet har tillhandahållits på marknaden i Finland med tillstånd under det aktuella året, dvs. tillhandahållningsperioden på marknaden under det år för vilket mängduppgifterna efterfrågas.

Produkterna med unionstillstånd finns inte i KemiDigis biocidregister utan endast på Europeiska kemikaliemyndighetens (Echa) webbplats.

Mänguppgifterna om dessa produkter lämnas endast i samband med kemikalieanmälan. Det första företaget med ett finländskt FO-nummer i produktens distributionskedja ska göra en kemikalieanmälan om en produkt som företaget släpper ut på marknaden i Finland. Kemikalieanmälans tillhörande mängduppgifter kan lämnas av den aktör som gjort kemikalieanmälan.

Mängduppgifterna om även dessa biocidprodukter ska anmälas med ett kilograms noggrannhet på kemikalieanmälningarnas tillhörande mängduppgiftsblankett. Observera när du anger uppgifterna att insamlingsenheten för mängduppgifter är 1 ton. Till exempel om företaget har tillverkat 1 kilogram av produkten ska detta anmälas med värdet 0,001 i kolumnen Tillverkningsmängd.

Biocidprodukter som erhållit unionstillstånd finns endast på Europeiska kemikaliemyndighetens (Echa) webbplats. Om en biocidprodukt med unionstillstånd släpps ut på marknaden i Finland, ska det första företaget med ett finländskt FO-nummer i produktens distributionskedja vid behov göra en kemikalieanmälan, varefter uppgifterna om produkten finns i kemikalieproduktregistret i KemiDigi.