Hantering av förändringar

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett dokumenterat förfarande för arbetsprocessen för förändringshantering. I förfarandena för förändringshantering ska farliga kemikalier och processäkerheten beaktas.

Godkänt tillvägagångssätt

Verksamhetsutövaren kan uppvisa skriftlig dokumentering av arbetsprocessen för förändringshantering. I dokumentet beskriver verksamhetsutövaren den praxis som förknippas med förändringshantering. Förfarandet för förändringshantering omfattar bland annat följande: identifiering av förändringar, riskbedömning och definiering av hanteringsåtgärder för risker, planering av ändringar (metod och tidsplan för genomförande), testnings- och verifieringsplan för ändringar, driftsättning och utbildning samt uppföljning och dokumentering. Förfarandet för förändringshantering är en del av de interna auditeringarna.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att identifiera förändringar i verksamheten som påverkar processäkerheten.

Godkänt tillvägagångssätt

I verksamhetsutövarens skriftliga anvisningar för förändringshantering identifieras typiska förändringar och anknytande förfaranden. Typer av förändringar är exempelvis ändringar av kemikalierörsystem och -utrustning, processändringar, programvaruändringar, organisatoriska ändringar, underhållsändringar, driftsändringar och ändringar som kräver anmälan till myndigheterna samt övriga förändringar som påverkar processäkerheten. I förfarandet för förändringshantering beaktas de typiska avvikande situationerna vid anläggningen samt de korrigerande åtgärder som ska vidtas efter dessa. Identifieringen och bedömningen av förändringar grundar sig på processäkerhetsdata och anläggningens risker. Arbetsprocessen för förändringshantering är separat från exempelvis hur mycket pengar som används på förändringen.

Krav

Förfarandena för förändringshantering ska regelbundet auditeras och utvecklas på basis av resultaten.

Godkänt tillvägagångssätt

Förfarandet för förändringshantering omfattas av de interna auditeringarna. Vid auditeringen granskas funktionaliteten för arbetsprocessen för förändringshantering.

Krav

Förändringshanteringen ska beskriva förfarandena för att bedöma och beakta effekterna av förändringar av kemikalieinformationen (klassificering och volymer).

Godkänt tillvägagångssätt

Förändringar av kemikalieinformationen följs upp. Vid betydande förändringar kontaktar verksamhetsutövaren en ansvarig inspektör på Tukes, som bedömer behovet av ytterligare åtgärder (ändringsanmälan, ändringstillstånd, hantering vid nästa periodiska besiktning). Exempel på väsentliga förändringar finns på Tukes webbplats. Om det sker betydande förändringar i kemikalieinformationen ska en ändringsanmälan lämnas till Tukes för att bekräfta kemikalietillståndets volymer och/eller verksamhetens omfattning. I samband med de ytterligare åtgärderna genomför verksamhetsutövaren de nödvändiga ändringarna i den kemikalieförteckning som upprätthålls i KemiDigi.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att ansöka om ändringstillstånd av och lämna ändringsanmälningar till Tukes.

Godkänt tillvägagångssätt

I förfarandet beskrivs roller och ansvar för att utreda behovet av en ändringsanmälan och vid behov utarbeta en ändringsanmälan till Tukes.

Krav

Rollen och ansvaren för driftsövervakare för kemikalier och flytgas inom förändringshantering ska definieras och beskrivas skriftligt.

Godkänt tillvägagångssätt

I förfarandet för förändringshantering identifieras rollen för driftsövervakare för kemikalier/flytgas som en del av förfarandet för förändringshantering. Vid behov kan driftsövervakare ge andra personer behörighet att agera, exempelvis som godkännare för driftsättning av en ändring.

Driftsövervakare känner till bestämmelserna för hantering och lagring av kemikalier och säkerställer att de beaktas i de olika skedena av förändringshanteringsprocessen.

Det är också bra att beskriva rollen för övriga lagstadgade ansvarspersoner (exempelvis driftsövervakare för tryckbärande anordningar, elarbetsledare).

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett dokumenterat förfarande för tillfälliga reparationer av kemikalierörsystem och -utrustning.

Godkänt tillvägagångssätt

Det dokumenterade förfarandet beskriver de frågor som ska beaktas (exempelvis riskbedömning, tekniska krav) och kräver dokumentering av hur ändringarna utförs (exempelvis beskrivning av reparationsåtgärder, material och metoder som används, datum och tid samt ansvarsperson för reparationen). Verksamhetsutövaren har uppgifter (exempelvis en separat förteckning, information i underhållssystemet) om alla tillfälliga reparationer som påverkar anläggningens processäkerhet.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för identifiering och riskbedömning av en tillfällig ändring.

Godkänt tillvägagångssätt

En tillfällig ändring identifieras som en typ av förändring i anvisningarna för förändringshantering. Riskerna med en tillfällig ändring bedöms. Andra verksamhetssätt kan ha definierats för en tillfällig ändring än för en permanent förändring.

Krav

Vid förändringar av ägarstrukturen eller ägaren ska påverkan på processäkerheten bedömas och nödvändiga åtgärder definieras.

Godkänt tillvägagångssätt

Förändringar av processäkerhetssystemet som följer av ett ägarbyte bedöms och slutsatserna dokumenteras.

Krav

Verksamhetsutövarens skriftliga förfarande för hantering av förändringar ska beskriva förfarandena för bedömning av effekten på processäkerheten då funktioner utkontrakteras.

Godkänt tillvägagångssätt

Förfarandet omfattar:

• en bedömning av huruvida den planerade funktionen kan utkontrakteras
• en bedömning av utkontrakteringens effekt på anläggningens drift och processrisker
• ett tydligt sätt att komma överens om ansvarsfördelningen 
• en introduktionsplan
• praxis för informationsutbyte mellan verksamhetsutövaren och den utkontrakterade verksamheten.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att säkerställa processäkerheten vid anläggningen i händelse av en permanent eller tillfällig förändring av antalet anställda eller arbetsuppgifterna.

Godkänt tillvägagångssätt

Verksamhetsutövaren känner till vilken kompetens som krävs för att utföra de olika arbetsuppgifterna och hur mycket personal som krävs för att utföra dem. Vid personalförändringar säkerställs att det inte sker förändringar i personalens antal eller kompetens som kan äventyra anläggningens säkra drift.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att säkerställa att information som är relevant för anläggningens processäkerhet eller drift finns tillgänglig i händelse av förändringar i organisationen och/eller samarbetsparterna.

Godkänt tillvägagångssätt

Som en del av förändringshanteringen fastställer verksamhetsutövaren den information som ska vara tillgänglig för verksamhetsutövaren. Detta krav gäller exempelvis funktioner som utkontrakteras och funktioner som läggs till den egna verksamheten i samband med en förändring.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att säkerställa att arbetstagare som flyttar från en anläggning till en annan introduceras till de anläggningsspecifika tillvägagångssätten och särdragen.

Godkänt tillvägagångssätt

Förfarandet innefattar introduktion till praxis och särdrag som är specifika för anläggningen.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett dokumenterat förfarande för byte av de lagstadgade ansvarspersonerna och andra personer som är betydande för processäkerheten.

Godkänt tillvägagångssätt

Det verksamhetssystem som är i bruk beaktar byten av ansvarspersoner, verifieringen av kompetens och introduktion till uppgiften.

Krav

Förfarandet för hantering av förändringar ska innehålla en bedömning av processäkerhetsriskerna.

Godkänt tillvägagångssätt

Som en del av förändringshanteringen bedöms förändringens effekt på processäkerheten. Riskerna för processäkerheten bedöms med beaktande av förändringens omfattning. Vid bedömningen av de risker som är förknippade med förändringen beaktas utöver processäkerheten även olika delområden för säkerhet (till exempel arbetssäkerhet, maskinsäkerhet, livsmedelssäkerhet) för att säkerställa att åtgärderna är förenliga med varandra.

Krav

Verksamhetsutövaren ska definiera de riskbedömningsmetoder som används för förändringshantering med beaktande av olika typer av förändringar.

Godkänt tillvägagångssätt

Riskbedömningsmetoden väljs på basis av förändringens typ, varaktighet och omfattning. Vid valet av metod beaktas olika typer av förändringar, såsom organisatoriska förändringar, tekniska förändringar och råvaruförändringar. Då det gäller förändringens varaktighet beaktas huruvida förändringen är permanent eller tillfällig.

Krav

Förfarandet för förändringshantering ska definiera den dokumenteringsmetod som används för riskbedömningar.

Godkänt tillvägagångssätt

Det ska finnas en lagringsplats för riskbedömningsdokumenteringen och en utsedd person som ansvarar för lagringen. Den nödvändiga dokumenteringen omfattar den riskbedömningsmetod som använts, riskbedömningstabeller och deltagare.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att beakta kraven i kemikalielagstiftningen vid planering av ändringar (exempelvis riskbedömningar, Atex, bestämmelser om cisterner och rörsystem, bestämmelser om tryckbärande anordningar, anläggningens läge i förhållande till annan verksamhet).

Godkänt tillvägagångssätt

I princip är det driftsövervakaren som ansvarar för att bestämmelserna iakttas, men beroende på verksamhetens omfattning och karaktär kan utredningen och genomförandet av kraven genomföras av olika parter.

Krav

Kemikaliecisterner som byggs under en ändring ska planeras i enlighet med godkända standarder eller så ska cisternens konstruktion vara godkänd av ett besiktningsorgan. Cisternen ska byggas i enlighet med planerna och cisternens överensstämmelse ska kunna påvisas.

Godkänt tillvägagångssätt

I enlighet med Tukes anvisning Hantering och lagring av farliga kemikalier ska alla cisterner för farliga kemikalier på över 5 m3 genomgå en besiktning av konstruktionsplanen och en konstruktionsbesiktning. De periodiska besiktningarna utförs av ett besiktningsorgan som är godkänt av Tukes. 

Tukes upprätthåller en förteckning över godkända standarder

Cisternens överensstämmelse med kraven påvisas genom en försäkran om överensstämmelse. Bilagan till Tukes anvisning "Hantering och förvaring av farliga kemikalier" innehåller ett exempel på en försäkran om överensstämmelse.

Krav

Kemikalierörsystem som byggs under genomförandet av en ändring ska planeras och konstrueras minst i enlighet med nivån PED I. En försäkran om överensstämmelse ska erhållas för kemikalierörsystemet innan ändringen tas i bruk.

Godkänt tillvägagångssätt

Försäkran om överensstämmelse lagras i verksamhetsutövarens dokumenthanteringssystem.

Krav

Som en del av verksamhetsutövarens förfarande för förändringshantering ska en godkänd varaktighet definieras för tillfälliga ändringar.

Godkänt tillvägagångssätt

Tillfälliga ändringar avslutas inom tidsfristen och ändringar som definieras som tillfälliga blir inte permanenta utan en ny säkerhetsbedömning.

Krav

Vid tillfälliga reparationer av rörsystem eller annan utrustning som påverkar processäkerheten ska verksamhetsutövaren bedöma den planerade reparationens ändamålsenlighet på basis av en riskbedömning.

Godkänt tillvägagångssätt

I riskbedömningen beaktas kemikalien, processförhållandena, den reparationsmetod som används, reparationsplatsens läge och övervakningen av den tillfälliga reparationens skick.

Krav

För att säkerställa att åtgärderna genomförs ska en person utses som ansvarar för att genomföra de åtgärder som identifierats i förändringshanteringen.

Godkänt tillvägagångssätt

Ansvarspersonen utnämns skriftligt. Ansvarspersonen har den kunskap och de förutsättningar som krävs för uppgiften. Vid utseendet av ansvarspersonen beaktas det förfarande som ska följas vid ansvarspersonens frånvaro eller ett byte av ansvarsperson.

Krav

Verksamhetsutövaren ska skriftligen beskriva de roller och ansvarsområden som krävs för förändringshantering.

Godkänt tillvägagångssätt

I anvisningarna beaktas förändringsarbetets olika skeden.

Krav

Verksamhetsutövaren ska skriftligen definiera kriterierna för godkännande av ändringar av olika omfattning.

Godkänt tillvägagångssätt

Verksamhetsutövaren fastställer vem som godkänner en ändring antingen på basis av roller (exempelvis anläggningschefen, underhållschefen, driftsövervakare) eller personer. För förändringar på olika nivåer (till exempel en ny produktionslinje jämfört med byte/tillägg av en enstaka ventil) kan olika kriterier definieras för vem som godkänner ändringen. Den person som har godkänt ändringen framgår av den dokumentering som rör ändringen.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att säkerställa att ändringar driftsätts på ett säkert sätt. Som en del av planeringen av förändringen ska det förfarande som är lämpligt för förändringen definieras.

Godkänt tillvägagångssätt

Det förfarande som är lämpligt beror på förändringens omfattning. Målet med förfarandet är att säkerställa att förutsättningarna för en säker driftsättning föreligger. Exempelvis kan en minneslista användas som hjälp.

Krav

Verksamhetsutövaren ska identifiera de ändringar som kräver godkännande av driftsövervakaren för kemikalier och/eller genomgång av villkoren i Tukes beslut innan ändringen driftsätts.

Godkänt tillvägagångssätt

Driftsövervakaren ger ett skriftligt tillstånd för en säker driftsättning av en ändring som anknyter till hantering och förvaring av kemikalier. Driftsövervakaren kan delegera ansvaret för att godkänna driftsättningen till någon annan. 

Om Tukes i sitt beslut har fastställt villkor för ändringen, ska verksamhetsutövaren skriftligt försäkra att villkoren uppfylls.

Krav

Verksamhetsutövarens förfarande för förändringshantering ska innefatta en genomgång och/eller uppdatering av de dokument som påverkas av ändringen.

Godkänt tillvägagångssätt

De dokument som ska uppdateras och/eller gås igenom definieras på basis av en riskbedömning av förändringen. En ansvarsperson utses för uppdateringar.

Krav

Verksamhetsutövaren ska säkerställa att utbildning om förändringar som gäller kemikalier och processäkerhet tillhandahålls i tillräcklig omfattning till verksamhetsutövarens egen personal och vid behov till annan personal i området.

Godkänt tillvägagångssätt

Den utbildning som krävs definieras vid planeringen av förändringen. I planen anges utbildningens omfattning och målgrupp.

Krav

Förfarandet för förändringshantering ska definiera vilken dokumentering som påverkas av en tillfällig ändring. Verksamhetsutövaren ska säkerställa att de redigerade dokument som krävs under förändringen finns tillgängliga och att personalen har information om förändringen under hela den tid den pågår.

Godkänt tillvägagångssätt

Ändringar i befintlig dokumentering beskrivs skriftligen. Beroende på karaktären för en tillfällig ändring kan det exempelvis vara fråga om en ny version av en anvisning eller en tillfällig version av ett PI-diagram. Verksamhetsutövaren ska säkerställa att tillfälligt ändrad dokumentering tydligt kan särskiljas från övrig dokumentering.

Krav

När kemikalierörsystem eller -utrustning repareras tillfälligt ska reparationens skick övervakas på riskbasis. Övervakningen ska vara regelbunden och den ska dokumenteras.

Godkänt tillvägagångssätt

Som en del av riskbedömningen för tillfälliga reparationer av kemikalierörsystem definieras hur och hur ofta den tillfälliga reparationens skick ska övervakas. Valet av övervakningsmetod är riskbaserat. Den genomförda övervakningen dokumenteras (exempelvis ett formulär, en minneslista, ett underhållssystem).

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att bekräfta att en ändring har genomförts och att de definierade åtgärderna har utförts i enlighet med planen.

Godkänt tillvägagångssätt

Det finns en skriftlig uppföljning av de åtgärder som har definierats i förändringshanteringen. Åtgärderna kvitteras som slutförda. De slutliga uppdaterade versionerna av de uppdaterade dokumenten ska vara tillgängliga innan ändringen avslutas. Verksamhetsutövaren konstaterar att alla myndighetskrav och åtgärder som identifierats i riskbedömningen och som förknippas med ändringen har genomförts. Avslutningen av förändringshanteringen görs skriftligt.

Krav

Verksamhetsutövaren ska ha ett förfarande för att säkerställa att en tillfällig ändring återställs till ett säkert tillstånd innan ändringen avslutas.

Godkänt tillvägagångssätt

Verksamhetsutövaren har en skriftlig uppföljning för att säkerställa att de arrangemang (process, utrustning etc.) som är förknippade med en tillfällig ändring har återställts till tillståndet före ändringen. De dokument som förknippas med en tillfällig ändring tas ur bruk.