Usein kysyttyä KemiDigistä

KemiDigiin voi kirjautua suoraan osoitteessa https://www.kemidigi.fi/kirjaudu kaupparekisteriin merkitty yrityksen toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, yrityksen nimenkirjoittaja tai yksityinen elinkeinonharjoittaja, jolla on suomalainen henkilötunnus. Kirjautuminen tehdään ’Siirry Suomi.fi-tunnistautumiseen’-kohdasta, ja järjestelmään tunnistaudutaan käyttäen varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai pankkitunnuksia.

Jos kirjautujalla ei ole mitään näistä rooleista, yrityksen tulee ensin valtuuttaa käyttäjä asioimaan yrityksen puolesta KemiDigissä. Valtuuttaminen tehdään myöntämällä käyttäjälle Kemikaalitietojen hallinta -asiaan liittyvä Asiointivaltuus Suomi.fi-palvelussa. Virkailijavaltuuttamispalvelussa voidaan valtuuttaa asioimaan suomalaisen yrityksen puolesta henkilö, jolla ei ole kaupparekisteriin merkittynä toimitusjohtajaa, edustamiseen oikeutettuja suomalaisia henkilöitä tai hallituksen jäseniä.

Tarkempi ohjeistus valtuuttamiseen on Suomi.fi-palvelun ohjeissa. Valtuutuksen saamisen jälkeen sisään kirjaudutaan ’Siirry Suomi.fi-tunnistautumiseen’-kohdasta, käyttäen tunnistautumiseen varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai pankkitunnuksia.

Valtuutuksiin liittyvissä ongelmissa voi olla yhteydessä Suomi.fi Kansalaisneuvontaan soittamalla numeroon 0295 000.

Katso ohje KemiDigin käyttöönotto yrityksissä (pdf).
 

Pääkäyttäjällä on kaikki oikeudet KemiDigin toimintoihin. 

Pääkäyttäjä voi KemiDigissä jakaa oikeuksia muille käyttäjille. Pääkäyttäjä voi antaa myös pääkäyttäjä oikeudet muille käyttäjille. Pääkäyttäjiä voi olla yrityksellä useampia.

Henkilöstä, joka kirjautuu ensimmäisenä yrityksen edustajana KemiDigiin, tulee automaattisesti yrityksen KemiDigi pääkäyttäjä ja hän saa samalla myös kaikki oikeudet KemiDigin toimintoihin. Seuraaville käyttäjille ei tule mitään oikeuksia KemiDigin toimintoihin ensimmäisessä kirjautumisessa. Pääkäyttäjän on käytävä lisäämässä tarvittavat oikeudet muille käyttäjille.
 

Pääkäyttäjä voi KemiDigissä jakaa oikeuksia muille käyttäjille.

Kun käyttäjälle on myönnetty valtuus ja hän on kirjautunut ensimmäisen kerran KemiDigiin, hänen nimensä löytyy yrityksen KemiDigi käyttäjistä, mutta hänellä ei ole mitään oikeuksia toimintoihin. Pääkäyttäjä käy lisäämässä käyttäjälle tarvittavat oikeudet. Ulkomaalaisen käyttäjän järjestelmään lisäämisen yhteydessä pääkäyttäjä voi lisätä hänelle samalla myös oikeudet.

Yrityksen tietoihin päästään ylälaidasta yrityksen nimeä painamalla. Yrityksen tiedoissa on ’Käyttäjät’-välilehti, jonka ylälaidassa on painike ’Muokkaa käyttöoikeuksia’.

Tietyt toiminnot ovat ns. yrityskohtaisia ja niihin annetaan oikeudet ylärivin oikeuksissa. Huomaa, että osa oikeuksista annetaan toimipiste kohtaisesti, kuten oikeus kemikaaliluetteloon ja yrityksen kemikaali-ilmoituksiin sekä biosideihin ja kasvinsuojeluaineisiin liittyviin määrätietoihin. Tällöin käyttäjän alle on valittava se toimipiste, jonka kemikaaliluetteloa käyttäjä saa muokata. Määrätietojen osalta yritys voi valita haluaako ilmoittaa määrät päätoimipaikan alta yhdellä lomakkeella vai koontana, kerättynä useammalta eri toimipaikalta. Normaalitilanteessa määrätiedot ilmoitetaan päätoimipaikalta, ja tällöin määrätieto-oikeuden omaavalle henkilölle on lisättävä päätoimipaikan tiedot toimipiste kohtaan, ja valittava ’Määrätiedot’ oikeus.

Seuraavan kirjautumisen yhteydessä käyttäjällä on annetut oikeudet käytettävissään.

Katso ohje KemiDigin käyttöönotto yrityksissä.

Katso ohje Kemikaali-ilmoituksia koskevien määrätietojen ilmoittaminen.
 

Yrityksen tulee antaa valtuutus asiointiin yrityksen puolesta KemiDigissä sellaisille käyttäjille, joilla ei ole mahdollisuutta kirjautua suoraan järjestelmään. Valtuuttaminen tehdään myöntämällä käyttäjälle Kemikaalitietojen hallinta -asiaan liittyvä asiointivaltuutus Suomi.fi-palvelussa. Tarkempi ohjeistus valtuuttamiseen on Suomi.fi-palvelun ohjeissa.

Kun käyttäjälle on myönnetty valtuus, ja hän on kirjautunut ensimmäisen kerran KemiDigiin, hänen nimensä löytyy yrityksen KemiDigi käyttäjistä, mutta hänellä ei ole mitään oikeuksia toimintoihin. Pääkäyttäjän tulee käydä lisäämässä käyttäjälle oikeuksia tarvittaviin toimintoihin KemiDigissä. Seuraavan kirjautumisen yhteydessä käyttäjällä on annetut oikeudet käytettävissään.

Yritys voi antaa valtuudet haluamilleen käyttäjille, kuten esimerkiksi konsultille tai konsulttiyritykselle.

Katso ohje KemiDigin käyttöönotto yrityksissä (pdf).

Ulkomaiselle käyttäjälle ei voi antaa valtuutta Suomi.fi palvelun kautta, vaan heidän sisäänkirjautuminen tapahtuu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, jotka luodaan suoraan KemiDigistä.

Oikeutta lisätä ulkomaalainen käyttäjä KemiDigin käyttäjiin tulee pyytää osoitteesta kemidigi(at)tukes.fi. Vapaamuotoiseen pyyntöön tulee esittää syy käyttäjätunnus/salasana toiminnon käyttöön. (oikeutta ei myönnetä jos Suomi.fi tunnistautuminen on mahdollista).

Kun toiminto on kytketty päälle KemiDigin ylläpidossa, ilmestyy yrityksen pääkäyttäjälle yrityksen käyttäjiin painike ’uusi käyttäjä’. Painamalla tätä painiketta voidaan lisätä uuden käyttäjän nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Käyttäjän lisäämisen jälkeen hänen nimensä ilmestyy ’Käyttäjät’-välilehdelle ja hänelle voidaan lisätä oikeuksia tarvittaviin toimintoihin KemiDigissä painamalla ’Muokkaa käyttöoikeuksia’. 

Kyseinen käyttäjä saa annettuun sähköpostiosoitteeseen käyttäjätunnuksen ja annettuun puhelinnumeroon tekstiviestinä salasanan. Kirjautumisen yhteydessä käyttäjällä on annetut oikeudet käytettävissään.

Huomaa, että tällä toiminnolla voi lisätä vain ulkomaalaisia käyttäjiä, Suomen kansalaiset tulee lisätä aina Suomi.fi palvelua käyttäen.

Yritys voi antaa käyttöoikeudet omiin tietoihinsa haluamilleen käyttäjille, kuten esimerkiksi ulkomaalaiselle konsultille tai toisen yrityksen työntekijälle.

Katso ohje KemiDigin käyttöönotto yrityksissä (pdf).

Yrityksen on itse poistettava käyttäjät, jotka eivät ole enää yrityksen palveluksessa. Valtuuden saaneelta käyttäjältä on käytävä poistamassa valtuus Suomi.fi-palvelussa, jolloin käyttäjä ei pääse enää kirjautumaan KemiDigiin. 

Suoraan KemiDigistä ei valtuuden saanutta käyttäjää voida poistaa, mutta häneltä voi poistaa oikeudet KemiDigin toimintoihin. Tällöin tulee kuitenkin huomata, että vaikka käyttäjällä ei ole oikeutta muokata kemikaali-ilmoituksia, hän näkee kaikki yrityksen kemikaali-ilmoitukset myös ilman muokkausoikeutta, jos häneltä ei ole poistettu valtuutta kirjautua.

Katso ohje KemiDigin käyttöönotto yrityksissä (pdf).

Yrityksen on itse poistettava käyttäjät, jotka eivät ole enää yrityksen palveluksessa. Pääkäyttäjä voi poistaa ulkomaalaisen käyttäjän järjestelmässä painamalla käyttäjän nimeä, jolloin avautuu käyttäjätiedot välilehti. Kyseisen sivun ylälaidassa on painike ’poista käyttäjä’.

Katso ohje KemiDigin käyttöönotto yrityksissä (pdf).

Ilmoituksia ei päivitetä, vaan tehdään uudestaan uudelle yritykselle. Kun uusi Y-tunnus on kirjattu YTJ-järjestelmään, tulee uudella Y-tunnuksella olevat yrityksen tiedot automaattisesti KemiDigiin.

KemiDigi-järjestelmään jää myös vanhalla Y-tunnuksella oleva yritys lopettaneena yrityksenä, ja sillä olleet kemikaali-ilmoitukset jäävät kyseisen yrityksen tietoihin. Kemikaali-ilmoitukset on kuitenkin passivoitava, koska markkinoille saattaminen päättyy tämän yrityksen osalta. Ne eivät passivoidu automaattisesti, kun Y-tunnus lakkaa olemasta voimassa.

Uudella Y-tunnuksella tulee siis KemiDigiin uudet yrityksen tiedot, ja tarvittavat kemikaali-ilmoitukset on tehtävä tämän yrityksen tietoihin uusina kemikaali-ilmoituksina (katso UKK Kuinka siirrän kemikaali-ilmoituksia yritykseltä toiselle’. 

Myös biosideista ja kasvinsuojeluaineista tulee tehdä kemikaali-ilmoitus tekovelvoitteessa olevien kriteerien täyttyessä, sen yrityksen toimesta, joka on velvollinen tekemään kemikaali-ilmoituksen.

Ensimmäinen suomalaisen Y-tunnuksen omaava yritys tuotteen toimitusketjussa on velvollinen tekemään kemikaali-ilmoituksen Suomen markkinoille saattamastaan tuotteesta. Tämä yritys ei välttämättä ole biosidi- tai kasvinsuojeluainevalmisteen luvanhaltija, vaan Suomeen maahantuoja.

Kemikaali-ilmoituksen tekovelvoite noudattaa käyttöturvallisuustiedotteen laatimisvelvoitetta. Kemikaali-ilmoitus on tehtävä, jos käyttöturvallisuustiedote on toimitettava pakollisesti tai pyydettäessä REACH-artiklan 31 mukaisesti tai CLP-asetuksen liitteen I mukaisesti.

REACH-asetuksen 3 artiklan 3 kohdan mukaan esineellä tarkoitetaan ”tuotetta, jolle annetaan tuotannossa erityinen muoto, pinta tai rakenne, joka määrittää sen käyttötarkoitusta enemmän kuin sen kemiallinen koostumus”.

 Jotta voidaan määrittää, täyttääkö tuote REACH-asetuksen mukaisen esineen määritelmän, on arvioitava tuotteen tehtävää ja sen muotoa, pintaa tai rakennetta. 

Tuotteen muotoa, pintaa ja rakennetta ei tule sekoittaa fyysisiin ominaisuuksiin, jotka ovat seurausta tuotteen valmistuksessa käytetyn materiaalin (käytettyjen materiaalien) kemiallisista ominaisuuksista. Esimerkkejä tällaisista materiaalin ominaisuuksista tai piirteistä ovat vaikkapa lohkeavuus, tiheys, taipuisuus, sähkönjohtokyky, kovuus, magneettisuus ja sulamispiste.

Jos tuote on aineen/seoksen ja esineen yhdistelmä (aine tai seos toimitetaan astiassa tai kantaja-aineessa), tuotteen aineesta/seoksesta on tarvittaessa laadittava kemikaali-ilmoitus (kuten puhdistuspyyhkeen sisältämä pesuaine, kynttilä tai tulostimen värikasetissa oleva muste).
Mutta jos tuotetta pidetään esineenä, johon aine/seos kuuluu kiinteästi (ts. aine/seos on kiinteä osa esinettä), tällöin kemikaali-ilmoitus ei ole tarpeen (kuten akussa oleva akkuhappo).

Katso myös ECHA:n REACH-asetusta koskevat ohjeet (Esineissä olevien aineiden vaatimuksia koskevat ohjeet).

Järjestelmään kerätään ne tiedot, joihin on tarpeellista kohdistaa hakuja. Järjestelmään kirjattavat kentät on valittu sen mukaan, mitä tietoja eri viranomaiset tarvitsevat omassa työssään. Kyseisiin kenttiin voidaan kohdistaa erilaisia hakutoimintoja viranomaisen tarvitsemiin tietoihin sekä tehdä raportteja. Hakutoimintoja ei voida kohdistaa liitteenä olevaan PDF tiedostoon, ja siksi haettavat tiedot on pakko kysyä järjestelmässä erikseen.

Jokainen yritys, joka saattaa kemikaalin markkinoille, vastaa käyttöturvallisuustiedotteen toimittamisesta, sisällöstä ja kielivaatimuksista, vaikka yritys itse ei olisi käyttöturvallisuustiedotetta laatinut.

Jos käyttöturvallisuustiedotteessa on puutteita, tulee yrityksen ottaa yhteyttä käyttöturvallisuustiedotteen laatineeseen tahoon ja pyytää heitä tekemään korjaukset tai laatia oma käyttöturvallisuustiedote asianmukaisilla tiedoilla.

Tällä hetkellä ei ole tiedossa sellaista teknistä ratkaisua, joka olisi tarpeeksi luotettava ja kustannustehokas siirtämään liitteenä olevasta PDF-tiedostosta tietoja järjestelmään. Asiaa tarkastellaan uudestaan, jos tekninen ratkaisu asian hoitamiseen löytyy.

Luonnos on keskeneräinen kemikaali-ilmoitus, joka näkyy vain yritykselle itselleen. Kun kemikaali-ilmoitus on julkaistu, se näkyy yritykselle, viranomaisille sekä muille käyttäjille sen mukaan, mitä ilmoittaja on valinnut ilmoituksen julkisuustasoksi (julkisuustasolla tarkoitetaan ilmoituksen näkyvyyttä järjestelmän käyttäjille).

Kun otetaan jo julkaistu kemikaali-ilmoitus muokattavaksi, tulee huomata, että julkaistu versio näkyy yhä muille käyttäjille, mutta uusi luonnos ilmoituksesta näkyy vain yritykselle itselleen. Uusi versio ilmoituksesta tulee julkiseksi, kun uusi luonnos on julkaistu. Samalla aiemmin julkaistuna ollut vanhempi versio siirtyy ilmoituksen versiohistoriaan.

Vain uusin versio kemikaali-ilmoituksesta näkyy muille käyttäjille ja voidaan valita kemikaaliluetteloon. Vanhat versiot säilyvät kuitenkin tietokannassa kemikaali-ilmoituksen versiohistoriassa ja näkyvät viranomaisille sekä kyseiselle yritykselle. Jos toisella yrityksellä on kemikaaliluettelossaan kemikaali-ilmoitus, josta julkaistaan uusi versio, tulee kyseiseen luetteloon huomioteksti siitä, että kemikaali-ilmoituksesta on saatavilla uudempi versio.

Kun tuote poistuu markkinoilta, ilmoittaja passivoi kemikaali-ilmoituksen. Passivoitu ilmoitus jää järjestelmään ja se näkyy kyseiselle yritykselle itselleen passivoitu-tilassa ja viranomaisille. 

Jos passivoitu ilmoitus on osana toisen yrityksen kemikaaliluetteloa, se säilyy luettelossa (tila vaihtuu passivoiduksi). Kemikaali voi olla muilla yrityksillä käytössä vielä sen jälkeen, kun esim. maahantuoja on kemikaalin markkinoille saattamisen lopettanut. Passivoitu ilmoitus ei kuitenkaan enää näy muille yrityksille silloin kun he tekevät kemikaaliluetteloa (he eivät voi valita luetteloonsa passivoituja ilmoituksia).

Kemikaali-ilmoitusten siirto yritykseltä toiselle ei ole mahdollista järjestelmässä automaattisesti. Kemikaali-ilmoitusten siirtämiseen voidaan käyttää kuitenkin järjestelmässä olevaa CSV-toimintoa.

Lue ohjeet KemiDigi Ohje: CSV lomakkeen käyttö kemikaali-ilmoituksissa. KemiDigin käyttöön liittyvät ohjeet löytyvät kirjautumisen jälkeen KemiDigin etusivulta Ohjeet-osiosta.

Listan laskutuksessa olleista tuotteista saa KemiDigistä. Laskulla on nähtävissä laskutuksen numero eli Tukesin viite laskulle. Laskutuksen viite on ensimmäisessä laskutuserässä 1 ja toisessa 2 (1/2020, 2/2020, 1/2021, 2/2021 jne). Tarkennetussa haussa kyseinen laskutusnumero on Kemikaalit-haussa hakukriteerin ’Laskutettu, Tukesin viite’ hakuehdoissa. Tätä hakuehtoa käyttämällä listautuvat kaikki kyseiseen laskutukseen tulleet kemikaali-ilmoitukset. Laskutuslistan saa otettu järjestelmästä myös exceliin ja valittua listaan haluamansa sarakkeet.

Ei korvaa. Myrkytystietokeskuksille tehtävä ilmoitus on toteutunut Suomessa samalla, kun yritys on toimittanut Tukesille KemiDigin kautta kemikaalilain 22 §:n mukaisen kemikaali-ilmoituksen vaarallisista ja vaaraa aiheuttavista kemikaaleista.

Myrkytystietokeskuksille tehdään jatkossa CLP-asetuksen liitteen VIII mukainen ilmoitus PCN-portaalin kautta liitteessä olevien siirtymäaikojen puitteissa. Kansallinen kemikaali-ilmoituksen toimitusvelvollisuus kemikaalituoterekisteriin KemiDigissä säilyy ennallaan ja tehdään eri käyttötarkoitusta varten kuin PCN-portaalin kautta tehtävä ilmoitus myrkytystietokeskuksille.

Määrätiedot kysytään jokaisen vuoden alussa edellisenä vuonna markkinoille saatetuista kemikaaleista. Määrätietolomake muodostuu järjestelmään automaattisesti eli sitä ei pysty jälkikäteen muokkaamaan. Lomakkeelle tulee kysytyn vuoden aikana rekisterissä julkaistuina olleet pakolliset kemikaali-ilmoitukset. Lomakkeelle tulee viimeisin versio ilmoituksesta, joka on julkaistu kysytyn vuoden aikana.

Yrityksen kemikaali-ilmoitukset kannattaa pitää ajan tasalla säännöllisesti. Ennen vuoden vaihdetta voi vielä tarkastaa, että kaikki kyseisenä vuonna markkinoille saatetut tuotteet on rekisteröity, jotta määrätietolomakkeella on tarvittavat tiedot vuoden vaihtuessa.

Määrä ilmoitetaan tonnimääränä seuraavasti:

• 0-0,1 tonnin välillä sekä biosidivalmisteista ja kasvinsuojeluaineista määrä ilmoitetaan 0,001 tonnin tarkkuudella
• 0,1–1 tonnin välillä määrä ilmoitetaan 0,1 tonnin tarkkuudella
• 1–100 tonnin välillä määrä ilmoitetaan 1 tonnin tarkkuudella
• 100–1 000 tonnin välillä määrä ilmoitetaan 10 tonnin tarkkuudella
• > 1 000 tonnin määrä ilmoitetaan ± 10 %:n tarkkuudella. 

Määrät kysytään vuoden alussa takautuvasti kemikaaleista, jotka yrityksen ilmoituksen mukaan ovat olleet markkinoilla edellisen vuoden aikana eli joista yritys on julkaissut kemikaali-ilmoituksen.

Kemikaaleja ei voi lisätä määrätietolomakkeelle, koska kemikaali-ilmoituksiin ei voida laittaa julkaisupäiväksi mennyttä päivämäärää. Ilmoitukseen tulee julkaisupäivämääräksi se päivämäärä, jolloin yritys on ilmoituksen julkaissut KemiDigissä.

Määrätietolomakkeelta ei voi myöskään poistaa kemikaalia, josta on ollut ilmoitus julkaistuna edellisen vuoden aikana, koska järjestelmään tulee passivointipäiväksi se päivämäärä, jolloin yritys passivoi ilmoituksen KemiDigissä.

Määrätietolomakkeelle voi laittaa rastin ruutuun ’Ei valmistettu eikä maahantuotu’, jos kemikaalia ei ole saatettu markkinoille kyseisenä vuonna.

Määrätietolomakkeelta ei siirry tieto kemikaali-ilmoituksiin, eli kemikaali-ilmoitus täytyy passivoida kemikaali-ilmoitus osiossa, jos kemikaalin markkinoille saattaminen on päättynyt.

Yrityksen kemikaali-ilmoitukset kannattaa pitää ajan tasalla säännöllisesti. Ennen vuoden vaihdetta voi vielä tarkastaa, että kaikki kyseisenä vuonna markkinoille saatetut tuotteet on rekisteröity, jotta määrätietolomakkeella on tarvittavat tiedot vuoden vaihtuessa.

Määrätietolomakkeeseen tulee markkinoilla olon aika -sarakkeeseen aika, jonka kyseinen kemikaali-ilmoitus on ollut julkaistuna rekisterissä yrityksen toimesta kysytyn vuoden aikana eli julkaistuna olo sen vuoden aikana, mistä määrätieto kysytään.