Blogg: Säkerhetsdokumentet är tjänsteleverantörens värdepapper

"Jag behöver väl inte upprätta ett säkerhetsdokument för den här tjänsten? Visst räcker det att jag har en räddningsplan? OM jag ändå ska upprätta det där dokumentet har Tukes säkert en enkel blankett på en sida för det?"

Säkerhetsdokumentet är den tydligaste skyldigheten som gäller tjänsteleverantörer i konsumentsäkerhetslagen. I lagen räknas upp mer än tio tjänster som kräver ett säkerhetsdokument. Innehållet i säkerhetsdokumentet framgår tydligt av en separat förordning. Texten i förordningen kan nästan direkt användas som innehållsförteckning i säkerhetsdokumentet. Tukes ger anvisningar om att upprätta dokumentet både på sin webbplats och på en YouTube-video. På nätet finns också en gratis Word-dokumentmall som underlättar upprättandet av dokumentet. På dokumentmallen finns flera hjälpfrågor som kompletterar förordningens innehåll och hjälper tjänsteleverantören med att beskriva tjänstens säkerhetsarrangemang.

Upprättat för tjänsteleverantören – inte för myndigheterna

Trots anvisningarna är säkerhetsdokumentet på många sätt ett missförstått fall. Allt för ofta upplevs det fortfarande som en lagstadgad skyldighet med föga nytta för det praktiska genomförandet av tjänsten. I värsta fall ligger säkerhetsdokumentet längst bak i dokumentskåpet och tas fram endast för Tukes besiktningar. Då är det klart att dokumentet endast har upprättats för myndigheterna, och att det inte har den styrande och sammanfattande effekten för tjänsteleverantörens säkerhetsverksamhet som avses i lagen.

Det finns mycket mer kraft och potential i säkerhetsdokumentet än många tror. Det väsentliga är inte ett färdigt dokument utan hellre följande aspekter:

• Tankeprocess samt sökning och kontroll av information för att göra upp dokumentet

• Nya observationer och insikter om säkerheten i tjänsten

• Att göra det tidigare goda arbetet synligt

• Att upprättandet av dokumentet leder till praktiska förbättringar i säkerheten och uppföljning av deras effektivitet.

• Att få en helhetsbild av de faktorer som påverkar säkerheten i tjänsten

• Att bilda en gemensam förståelse av tjänsten och dela information med personalen

• Kontinuerlig förbättring av säkerheten

Säkerhetsdokumentet samlar ihop alla krav i konsumentsäkerhetslagen: Med hjälp av dokumentet kan tjänsteleverantören visa att den följt omsorgsplikten enligt lagen, identifierat farorna i tjänsten, säkerställt säkerheten i tjänsten, informerat kunderna, organiserat olycksbokföringen och skött alla andra praktiska åtgärder för att undvika olycksfall i tjänsten. Alltså, om du frågar mig om du ska upprätta ett säkerhetsdokument för din tjänst, frågar jag dig hur du har skött de övriga skyldigheterna i lagen.

Säkerhetsdokumentet tryggar affärsverksamheten

Säkerhetsdokumentet är tjänstens kvalitetsgaranti. Med hjälp av dokumentet kan tjänsteleverantören enkelt bevisa att verksamheten är ansvarsfull. Säkerhetsdokumentet är dock snarare ett internt dokument för tjänsteleverantören än en offentlig rapport som hålls framlagd för kunderna. Det kan innehålla konfidentiell information om till exempel tjänstens utvecklingsbehov eller olyckor som inträffat i tjänsten.

Säkerhetsdokumentet utgör en viktig del av tjänsteleverantörens eget rättskydd. En tjänsteleverantör som med ett uppdaterat säkerhetsdokument kan visa att den har burit sitt ansvar för säkerheten i tjänsten har mycket bättre förutsättningar att hantera olyckor än en tjänsteleverantör utan några skriftliga dokument för att bevisa sitt arbete för säkerheten. När ord står mot ord är det tryckta ordet av värde

En ansvarsfull tjänsteleverantör lär sig av olyckor, omarbetar sina rutiner så att de är säkrare och uppdaterar säkerhetsdokumentet så att det överensstämmer med den förändrade situationen. Således fungerar säkerhetsdokumentet även som ett slags inlärningsdagbok.

Tjänsteleverantören kan även använda dokumentet som stöd för anskaffningar. Man kan till exempel i förväg be att få se säkerhetsdokumentet som beskriver underleverantörers eller andra tjänstepartners verksamhet. Det är ett enkelt sätt att förvissa sig om att hela servicekedjan opererar säkert. Dokumentet lämpar sig också väl för stödmaterial för personalens utbildning och orientering.

Säkerhetsdokumentet kan skräddarsys enligt tjänstens behov

Det finns inga föreskrivna formkrav på säkerhetsdokumentet. Ofta antas dock att säkerhetsdokumentet är ett fysiskt dokument i pappersform. Säkerhetsdokumentet kan också vara en helhet som består av flera olika filer eller databaser. Till exempel identifiering av faror, olycksbokföring, underhållsbokföring och utbildningsregister kan finnas i separata filer. Vanligen innehåller de sådana uppgifter som behövs för det vardagliga arbetet i tjänsten och som uppdateras regelbundet. Säkerhetsdokumentet är i alla fall avsett att bilda en tydlig helhet, och därför ska det finnas något slags sammanställning och innehållsförteckning för de separat förvarade filerna. De separata filerna kan samlas till ett säkerhetsdokument till exempel i ett Word-dokument som beskriver innehållet i helheten och var de krävda uppgifterna finns. Viktigast är att dokumentet lämpar sig för tjänsten i fråga och att det är en del av tjänsteleverantörens dagliga verksamhet.

Säkerhetsdokumentet är ett värdefullt dokument för tjänsteleverantören. Dokumentet ökar i värde med tiden efter preciserande anteckningar om upptäckta faror i tjänsten, säkerhetsförbättringar för att förebygga dem och säkerhetsutvecklingen i tjänsten. Det ger vinst och stöd i krissituationer, och, som en god investering, hjälper tjänsteleverantören att sova lugnt.

"Nu när jag äntligen har gjort dokumentet har det verkligen hjälpt mig. Nu känner jag till farorna i min tjänst bättre. Jag antecknade där hur jag har löst dem. Nu kan jag motivera att min tjänst är nog krävande, men inte farlig. Jag har funderat på de här sakerna annars också. Nu finns de registrerade."

Skribenten Mervi Murtonen arbetar som ledande expert i sektionen för konsumenttjänster vid Tukes. Mervis ansvarsområde omfattar bland annat utveckling av säkerhetsledningen och riskhanteringen vid konsumenttjänsterna.