Blogi: Turvallisuusasiakirja on palveluntarjoajan arvopaperi

"Eihän mun tarvitse laatia tästä palvelusta turvallisuusasiakirjaa, eihän? Riittäähän se, että mulla on pelastussuunnitelma, riittäähän? ­JOS mun pitää se asiakirja nyt kuitenkin laatia, niin onhan Tukesilla mahdollisimman helppo yhden sivun lomake sitä varten, onhan?"

Turvallisuusasiakirja on selkein palveluntarjoajiin kohdistettu velvoite kuluttajaturvallisuuslaissa. Laissa on lueteltu toistakymmentä palvelua, joista asiakirja pitää laatia. Erillisessä asetuksessa on kerrottu selkeästi turvallisuusasiakirjan sisältö. Asetuksen teksti on lähes sellaisenaan käytettävissä turvallisuusasiakirjan sisällysluettelona. Tukes ohjeistaa asiakirjan laatimisessa sekä verkkosivuillaan että YouTube-videolla. Verkosta löytyy myös ilmainen Word-asiakirjapohja helpottamaan asiakirjan laatimista. Asiakirjapohjassa on useita apukysymyksiä, jotka täydentävät asetuksen sisältöä ja auttavat palveluntarjoajaa kuvaamaan palvelunsa turvallisuusjärjestelyitä.

Itselle tehty – ei viranomaisia varten

Kaikesta ohjeistuksesta huolimatta turvallisuusasiakirja on monella tapaa väärinymmärretty tapaus. Liian usein se vielä koetaan lain vaatimaksi pakkopullaksi, josta ei ole juurikaan hyötyä palveluiden käytännön toteutuksessa. Pahimmillaan turvallisuusasiakirja kaivetaan esiin arkistokaapin perukoilta vain Tukesin tarkastuksella. Silloin on selvää, että asiakirja on laadittu vain viranomaista varten, eikä sillä ole lain tarkoittamaa ohjaavaa ja kokoavaa vaikutusta palveluntarjoajan turvallisuustoiminnan kannalta.

Turvallisuusasiakirjassa on paljon enemmän potkua ja potentiaalia kuin moni uskoisi. Olennaista ei ole valmis dokumentti, vaan ennemminkin seuraavat asiat:

• Asiakirjan kokoamiseksi tehty ajatustyö, tietojen selvittäminen ja tarkistaminen

• Palvelun turvallisuutta koskevat uudet havainnot ja oivallukset

• Aiemmin tehdyn hyvän työn näkyväksi tekeminen

• Se, että asiakirjan laatiminen johtaa käytännön turvallisuusparannuksiin ja niiden vaikuttavuuden seurantaan

• Kokonaiskuvan muodostaminen palvelun turvallisuuteen vaikuttavista asioista

• Yhteisen ymmärryksen muodostaminen omasta palvelusta ja tiedon jakaminen henkilöstön kesken

• Turvallisuuden jatkuva parantaminen

Turvallisuusasiakirja kokoaa yhteen kaikki kuluttajaturvallisuuslain vaatimukset: Sen avulla palveluntarjoaja voi osoittaa toteuttaneensa lain huolellisuusvelvollisuutta, tunnistaneensa palvelun vaarat, varmistaneensa palvelun turvallisuuden, tiedottaneensa asiakkaita, järjestäneensä onnettomuuskirjanpidon ja hoitaneensa kuntoon kaikki muut käytännön toimenpiteet, jotta asiakkaat eivät loukkaantuisi palvelussa. Eli jos kysyt minulta, pitääkö sinun laatia palvelustasi turvallisuusasiakirja, kysyn sinulta, miten olet hoitanut lain kaikki muut velvoitteet.

Turvallisuusasiakirja turvaa liiketoimintaa

Turvallisuusasiakirja on palvelun laadun tae. Sen avulla palveluntarjoaja voi helposti osoittaa toimineensa vastuullisesti. Turvallisuusasiakirja on kuitenkin enemmän palveluntarjoajan sisäinen dokumentti kuin asiakkaiden nähtävillä pidettävä julkinen raportti. Se voi sisältää luottamuksellista tietoa esimerkiksi palvelun kehitystarpeista tai tapahtuneista onnettomuuksista.

Turvallisuusasiakirja on tärkeä osa palveluntarjoajan omaa oikeusturvaa. Palveluntarjoaja, joka pystyy ajan tasalla olevan turvallisuusasiakirjan avulla osoittamaan, että hän on kantanut vastuunsa palvelun turvallisuudesta, on onnettomuustilanteissa paljon vahvemmalla pohjalla kuin palveluntarjoaja, jolla ei ole osoittaa mitään kirjallista dokumenttia turvallisuuden eteen tekemästään työstä. Kun ollaan sana sanaa vastaan, kirjattu sana painaa paljon

Vastuullinen palveluntarjoaja ottaa onnettomuuksista opiksi, muuttaa toimintatapojaan turvallisemmiksi ja päivittää turvallisuusasiakirjan vastaamaan muuttunutta tilannetta. Turvallisuusasiakirja on siten myös eräänlainen oppimispäiväkirja.

Palveluntarjoaja voi käyttää asiakirjaa myös hankintojensa tukena. Esimerkiksi alihankintana tilattavien palveluiden tarjoajilta tai muilta palvelukumppaneilta voi pyytää etukäteen heidän toimintaansa kuvaavan turvallisuusasiakirjan nähtäväksi. Sen avulla on helppo varmistaa, että koko palveluketju toimii turvallisesti. Asiakirja on myös hyvää henkilöstön koulutuksen ja perehdytyksen tukimateriaalia.

Räätälöitävissä palvelun tarpeiden mukaan

Laissa ei ole turvallisuusasiakirjalle muotovaatimuksia. Turvallisuusasiakirjan ajatellaan silti usein olevan paperille printattu, fyysinen asiakirja. Turvallisuusasiakirja voi myös olla usean eri tiedoston tai tietokannan muodostama kokonaisuus. Esimerkiksi vaarojen tunnistaminen, onnettomuuskirjanpito, huoltokirjanpito ja koulutusrekisteri voivat olla kukin omia tiedostojaan. Nämä sisältävät tyypillisesti sellaisia tietoja, joita tarvitaan palvelun arjessa ja joita päivitetään säännöllisesti. Koska turvallisuusasiakirjan on kuitenkin tarkoitus olla selkeä kokonaisuus, irrallaan säilytettäville tiedoille tarvitaan jonkinlainen kooste ja sisällysluettelo. Erilliset tiedostot voi koota yhdeksi turvallisuusasiakirjaksi esim. Word-dokumentilla, josta käy ilmi kokonaisuuden sisältö ja mistä mikäkin asiakirjalta vaadittu tieto löytyy. Tärkeintä on, että asiakirja on sopiva juuri kyseiseen palveluun ja että se on osa palveluntarjoajan jokapäiväistä toimintaa.

Turvallisuusasiakirja on palveluntarjoajan kannalta arvokas dokumentti. Sen arvo kasvaa ajan myötä, kun siihen tehdään jatkuvasti tarkentuvia merkintöjä palvelussa havaituista vaaroista, niiden torjumiseksi tehdyistä turvallisuusparannuksista ja palvelun turvallisuuskehityksestä. Se tarjoaa tuottoa ja tukea kriisitilanteissa ja hyvän sijoituksen tavoin auttaa palveluntarjoajaa nukkumaan yönsä paremmin.

­­­­"Nyt kun mä tein vihdoin sen asiakirjan, se todella auttoi mua. Nyt mä tunnen mun palvelun vaarat paremmin. Mä kirjasin sinne, miten mä oon ne ratkaissut. Mä pystyn nyt perustelemaan, että mun palvelu on kyllä vaativa, mutta ei vaarallinen. Näitä samoja juttuja mä oon miettinyt muutenkin. Nyt ne on kirjattu ylös."

Blogin kirjoittaja Mervi Murtonen työskentelee johtavana asiantuntijana Tukesin kuluttajapalvelut-ryhmässä. Mervin vastuulla ovat esim. turvallisuusjohtamisen ja riskienhallinnan kehittäminen kuluttajapalveluissa.