Bra praxis: Checklistor stödjer säkerställande av säkerhet

Användningen av checklistor är ett enkelt och billigt sätt att förbättra säkerheten i tjänster. Med en checklista kan tjänsteleverantören säkerställa och dokumentera att alla nödvändiga åtgärder har vidtagits. Listan harmoniserar genomförandet av tjänsten, då man till exempel med alla kunder diskuterar samma saker och utför alla nödvändiga besiktningar av redskap på samma sätt.

Checklistan säkerställer man inte glömmer något. Därmed har personalen mera tid för att lyssna på kunder och beakta kundernas individuella behov. Även om alla vet hur saker och ting borde göras, minskar risken för fel när de viktigaste sakerna finns på checklistan.

För att säkerställa säkerheten använder Seikkailukeskus i Kuopio kort med tips som är bekanta från dykning. Äventyrscentret erbjuder bl.a. klättring, terrängcykling, paddling och paddelsurfing. 

”Korten med tips är kanske bättre kända under det engelska namnet cue card. På korten har vi samlat de saker som det är viktigast att komma ihåg för varje tjänst”, berättar Kalevi Puomilahti, företagets verkställande direktör. 

Nya medarbetare tror ofta att man måste lära sig innehållet på korten utantill. Men det stämmer inte. ”Avsikten är att konkret gå igenom kortets innehåll tillsammans med kunden”, betonar Puomilahti. Utöver att förbättra säkerheten är korten till nytta även i andra situationer: ”När man tar del av kortet tillsammans med kunden, är kunden bättre medveten om till exempel vad som har avtalats om hyresperiodens längd eller eventuella ersättningar”, berättar Puomilahti. 

Bild: Pixabay

Ta checklistor i bruk

1. Tänk på i vilket skede av tjänsten som checklistan skulle fungera bäst. I vilket skede finns det särskilt många saker att komma ihåg eller uppgifter som kräver noggrannhet? 
2. Vad är det bra att sätta på listan? Checklista till stöd av introduktion för kunder?  Checklista för kontroll av skydd och säkerhetsutrustning? Se till att listan inte är för lång, högst en sida. Listans innehåll kan även ändras vid behov t.ex. enligt säsong. Det är bra att det också finns utrymme på listan för att skriva ner övriga observationer.
3. Vilka identifierande uppgifter behövs på listan: datum, klockslag, kund eller kundgrupp, tjänst, plats, den representant för tjänsteleverantören som gått igenom listan, vad annat?
4. Vilket skulle vara det bästa formatet för att publicera checklistan: en blankett på papper, kort med tips, en mobil applikation, en affisch, en video, bildsymboler? Hur och var skulle listan användas i praktiken? Välj det sätt att genomföra checklistan som är bäst för din tjänst.
5. Gör det enkelt och trevligt att använda listan. Tänk ut klara tillvägagångssätt och informera personalen om dem. Avsikten med listan är att hjälpa genomförandet av tjänsten, inte att försvåra genomförandet betydligt. Annars används listan inte.
6. Tänk på hur kunder ska informeras om checklistan och hur kunden ska delta i att fylla i listan. Gör listan till en väsentlig del av genomförandet av tjänsten och kvalitetssäkringen.
7. Hur sparas ifyllda checklistor? Används de på något sätt i bedömningen av tjänstens kvalitet eller säkerhet? Till exempel i avvikande situationer kan man från en sparad checklista se i efterhand om kunden fått en inledande introduktion eller hur redskap har besiktigats. Om checklistorna innehåller kunders personuppgifter ska dataskyddsbestämmelser iakttas vid sparandet. 
8. Kom ihåg att checklistor inte ersätter utbildning av personal, löpande rådgivning och handledning eller kontinuerlig uppföljning av säkerheten. Checklistor är endast ett stöd för bra ledning.

Vad är god praxis?

År 2020 publicerar Tukes i sina webbnyheter exempel på god praxis i anslutning till kundsäkerhet inom konsumenttjänster. Syftet är att dela säkerhetstips mellan olika tjänstesektorer, förmedla fler positiva nyheter om säkerhetsfrågor och lyfta fram det goda arbete som redan länge har gjorts för att förbättra kundernas säkerhet inom olika sektorer. 

Mer information: 
överinspektör Hannu Väärälä, tfn 029 505 2158, hannu.vaarala(at)tukes.fi