Säkerheten vid offentliga tillställningar

Tillställningens arrangör ansvarar för tillställningens säkerhet som helhet. Offentliga tillställningar är konsumenttjänster som berörs av konsumentsäkerhetslagen. Arrangören för tillställningen måste efterfölja de allmänna kraven i konsumentsäkerhetslagen.

Säkerheten för tillställningar består av bl.a. publiksäkerhet, brandsäkerhet, första hjälpen, hantering av ordning, brottssäkerhet samt livsmedelssäkerhet. Tukes övervakar att konsumentsäkerhetslagen efterföljs vid tillställningar. Tukes övervakar till exempel publiksäkerheten och säkerheten för kringtjänster vid tillställningar. Utöver Tukes övervakas säkerheten vid tillställningar av flera andra myndigheter

Syftet med den här sidan är att hjälpa arrangörer av tillställningar att efterfölja kraven i konsumentsäkerhetslagen och med planeringen och genomförandet av säkra evenemang. Titta gärna på Tukes guide för säkerhet vid tillställningar (på finska).

Definition av tillställningen

Tillställningen får inte orsaka fara för publiken eller för egendom. Kraven i konsumentsäkerhetslagen gäller för alla evenemang som är öppna för allmänheten, oberoende av om de är evenemang som kostar eller kostnadsfria evenemang eller vilken aktör som arrangerar tillställningen.

Så tidigt som möjligt i planeringen av evenemanget bör det funderas över vilken typ av evenemang som ska arrangeras och vad säkerheten för just det här evenemanget består av. Börja genom att fastställa tillställningens omfattning och karaktär:

Omfattning, karaktär och kravnivå

  • Tillställningens omfattning kan uppskattas enligt tillställningens förväntade publikantal. Utöver publikmängden påverkas evenemangets omfattning av exempelvis storleken på evenemangsområdet, antalet och ytarean för separata byggnader eller andra utrymmen som används, ifall evenemanget är återkommande eller hur länge det pågår.
  • Tillställningens karaktär påverkas av vad som ska göras på evenemanget och vilka som ska delta. Riskerna för publiken vid en fotbollsmatch är av en annan karaktär än riskerna vid en vetenskaplig konferens eller hinderlöpning för barn. Tillställningen är av hög risk till exempel när publiken har möjlighet att själva deltaga i olika aktiviteter; det ingår farliga delar i tillställningen, så som till exempel fyrverkerier, pyroteknik eller motorfordon; eller ifall evenemanget anordnas på en plats där det finns faktorer som kan utgöra en säkerhetsrisk, exempelvis kryssningar eller tillställningar som sker i närheten av vatten. Även publikens egenskaper och uppförande påverkar tillställningens karaktär, och exempelvis användning av berusningsmedel, olika subkulturer eller barnpublik kan öka risknivån för tillställningen.

Ju större tillställning det handlar om och ju fler risker som ingår i tillställningen desto mer krävande är arrangemanget av tillställningen och desto noggrannare måste det planeras. Tillställningar kan baserat på omfattning och karaktär klassificeras i 5 olika klasser, vilka beskriver vilka sorters kompetenskrav som behövs för att arrangera tillställningen. I ett evenemang kan det finnas aktiviteter inom flera olika kompetensnivåer. Tillställningens arrangör definierar kunskaps- och kompetenskrav för aktörer inom olika aktiviteter. Tillställningens karaktär och storlek har också påverkan på ifall ett säkerhetsdokument måste utfärdas för tillställningen. 

I följande lista finns exempel på tillställningar med olika kravnivåer:

  • Hobbynivå (trianglarnas summa är 2 - 3): Små tillställningar där det enbart finns ett fåtal specialaktiviteter eller genomförandeplatser. Ett säkerhetsdokument kan utfärdas för tillställningen. Exempelvis en liten hundutställning där det finns ponnyridning som sidoprogram
  • Frivillignivå (trianglarnas summa är 4 - 5): Små eller mellanstora tillställningar där det enbart finns några specialaktiviteter eller genomförandeplatser. Ifall tillställningens storlek eller karaktär är på nivån 3 – 5, ska det utfärdas ett säkerhetsdokument för tillställningen. Exempelvis ett familjeevenemang som arrangeras på en badstrand där det även finns luftslott
  • Kombinationsnivå (trianglarnas summa är 6): Tillställningar av olika storlek där det finns olika aktiviteter. Några av aktiviteterna kan vara av sådan karaktär att det krävs kunnande på expert- eller yrkesnivå av aktivitetsarrangören. Ett säkerhetsdokument ska utfärdas för tillställningen. Exempelvis ett evenemang med motorfordon eller ett företags marknadsföringsevenemang där det ingår fyrverkerier
  • Expertnivå (trianglarnas summa är 7 - 8): Tillställningar där flera av aktiviteterna förutsätter expertkunskaper och praktisk erfarenhet av arrangören, publiken kan bestå av olika subkulturer eller hanteringen av publiksäkerheten är förhöjd. Ett säkerhetsdokument ska utfärdas för tillställningen. Exempelvis ett musikevenemang under två dagar eller en stor travtillställning, där det finns mycket sidoprogram
  • Yrkesnivå (trianglarnas summa är 9 - 10): Tillställningar där det sker många aktiviteter, vilka förutsätter yrkeskunskaper, specialkunskaper, särskilda behörighetskrav eller tillstånd av arrangören. Vägledning och förflyttningar av publiken samt publiktätheten måste hanteras särskilt noggrant. Ett säkerhetsdokument ska utfärdas för tillställningen. En rockfestival som arrangeras på ett utbrett område där det finns flera olika aktivitetspunkter och där publiken rör på sig och byts ut mycket under evenemanget

Tillställningens säkerhet för olika parter

Alla aktörer som deltar i evenemanget är delaktiga i evenemangets säkerhetsarrangemang. Nedan har evenemangssäkerheten delats upp baserat på olika synvinklar:

  • Evenemangets arrangör: Ansöker om tillstånd för att arrangera evenemanget från fastighetsägare eller markägare samt myndigheter. Identifierar och förutser risker för evenemanget i alla planeringsskeden och genomför tillräckliga åtgärder för att förhindra risker på förhand. Använder sig av olycksstatistiken från tidigare evenemang som hjälp vid säkerhetsplaneringen. Säkerställer att underleverantörer och andra personer samt organisationer som deltar i planeringen och genomförandet av evenemanget är medvetna om sina säkerhetsansvar och verkar därefter. Utfärdar vid behov ett säkerhetsdokument för tillställningen enligt tabellen ovan. Säkerställer att ett säkerhetsdokument utfärdas för de sidotjänster som förutsätts av konsumentsäkerhetslagen. Ger deltagarna de säkerhetsanvisningar som är nödvändiga på ett tydligt och lättbegripligt sätt. 

  • Fastighetsägare eller markägare: Definierar begränsningar för användningen av utrymmet eller området för till exempel antal personer eller användningssyfte och redogör för platsens särskilda säkerhetskrav för tillställningens arrangör. Ger tillställningens arrangör tillräcklig information och vägledning för användning av utrymmet när det gäller till exempel personantal, säkerhetsteknik, särskilda riskfaktorer och avvikande situationer.

  • Underleverantörer och leverantörer av sidotjänster som deltar i anordnandet av tillställningen: Sköter säkerheten för det egna ansvarsområdet. Utfärdar vid behov ett separat säkerhetsdokument för sidotjänster som genomförs som en del av evenemanget. Samarbetar med evenemangsarrangören för att säkerställa säkerheten för den totala tillställningen. Meddelar om observerade säkerhetsbrister eller olyckor till evenemangets arrangör.

  • Artister och talare: Planerar framförandet i samarbete med evenemangets arrangör, så att inga risker kan uppstå. Efterföljer anvisningarna från evenemangets arrangör. Är förberedd på att framförandet kan ställas in, ifall säkerheten för publiken inte kan garanteras under framförandet. Meddelar om observerade säkerhetsbrister eller olyckor till evenemangets arrangör. 

  • Publik som deltar på evenemanget: Publiken ska följa arrangörers säkerhetsanvisningar. Säkerställer att de med sitt egna beteende inte orsakar fara för sig själva eller andra. Meddelar om observerade säkerhetsbrister eller olyckor till evenemangets arrangör.

  • Försäljare och andra hyresgäster: Efterföljer evenemangsarrangörens säkerhetsanvisningar och samarbetar för att säkerställa säkerheten för tillställningen. Säkerställer att det inte orsakas några risker av försäljningsställena, produkter som säljs eller sidoaktiviteter som arrangeras på tillställningen. Meddelar om observerade säkerhetsbrister eller olyckor till evenemangets arrangör.

  • Tillställningens närmiljö: Evenemanget får inte orsaka någon fara för intilliggande byggnader eller närmiljön. Evenemangsarrangören ska redogöra för vilka aktörer som finns i evenemangsplatsen närmiljö och till exempel för vilka andra evenemang som arrangeras samtidigt, som kan påverka evenemangets säkerhet. Evenemangsarrangören ska informera närmiljön om evenemanget, samt om eventuella risker och störningar som evenemanget kan orsaka.

  • Myndigheter: Myndigheterna övervakar att evenemangsarrangören efterföljer lagstiftning och ger vid behov vägledning och rådgivning för evenemangets säkerhetsarrangemang. Mer information om myndigheter som bevakar evenemang finns under punkten.

Tillställningens säkerhetsplanering

Ledning och personal

Tillställningens säkerhet ska ledas på samma sätt som andra delområden för tillställningen. Säkerhetsledning innebär att säkerheten planeras på förhand, följs upp under hela evenemanget, upptäckta brister reageras på i tid, mäts med lämpliga mätare och att det strävas efter att ständigt utveckla säkerheten. Vid säkerhetsledning ska både normaltillstånd samt förutsägbara avvikande situationer och förhållanden uppmärksammas. I säkerhetsledningen ingår också samarbete med myndigheter, experter och övriga samarbetspartners. Även fast tillställningens säkerhetsarrangemang skulle vara outsourcade till en annan aktör, ansvarar tillställningens huvudarrangör ändå för säkerheten på tillställningen. 

Tillställningens arrangör ansvarar för att det finns tillräckligt mycket yrkeskunnig personal på plats under hela tillställningen. Mängden personal påverkas av evenemangets storlek och karaktär samt placeringen av olika aktiviteter och hur mycket publik som finns på plats i evenemangets olika skeden. Kompetens- och behörighetskraven för personalen samt behövda utbildningar bestäms av tillställningens arrangör. Personalen ska introduceras och utbildas för sin uppgift samt för tillställningens säkerhetsfrågor. Personalen måste kunna urskiljas tydligt från publiken. Det kan verkställas till exempel med gemensamma tydligt urskiljbara kläder för personalen.

Områdesplanering

Tillställningens arrangör ska säkra säkerheten för de utrymmen, konstruktioner, byggnader och utomhusområden som används vid tillställningen. Vid områdesplaneringen för tillställningen ska till exempel följande saker uppmärksammas:

  • Områdets eller platsens användningsändamål och lämplighet som evenemangsplats
  • Publikens högsta antal på tillställningens olika områden och situationer
  • Publikens gångvägar (ankomst, rörelse inom området, avlägsnande)
  • Platser där det kan samlas mycket och tätt med publik 
  • Planering av underhålls- och räddningsvägar samt -områden
  • Hållbarhet, fastsättning och placering av tillfälliga konstruktioner, så som exempelvis tält, scener och läktare
  • Tillställningens påverkan på närmiljön

Planering av program och tidtabell

Genom att planera programmet och tidtabellen för tillställningen kan evenemangsarrangören på ett effektivt sätt påverka mängden publik och publikförflyttningarna på evenemangsområdet. Vid programplaneringen måste man ta hänsyn till de befintliga utrymmenas tillräcklighet och lämplighet för den beräknade publikmängden. Olika presentationer och föreställningar ska tidplaneras och placeras på sådant sätt att de inte orsakar någon fara för varandra eller för publiken. Vid tidplaneringen bör det också tas hänsyn till publikmängden och publikens beteende under de pauser som är markerade i programmet och utanför det arrangerade programmet. 

Begränsade förhållanden

För att kunna erbjuda och genomföra tjänsten måste det vid behov fastställas begränsningar för förhållanden. Med begränsade förhållanden menas de ramvillkor, inom vilka tillställningen kan genomföras på ett säkert sätt. Förhållanden som kan påverka evenemangets säkerhet är till exempel väderförhållanden, belysningsförhållanden, publikens egenskaper eller beteende samt eventuella externa störningsfaktorer för evenemanget och andra överraskande händelser. Arrangören måste ha tydliga åtgärdsanvisningar i händelse av att omständigheterna skulle avvika betydligt från det planerade eller ändras snabbt under evenemanget. Ifall ändringar i omständigheterna skulle orsaka betydande fara, måste arrangören av tillställningen vidta åtgärder för att säkerställa säkerheten, till exempel genom att ta bort farliga konstruktioner från användning, begränsa vilka områden publiken får vistas på eller avbryta hela evenemanget. 

Säkerhetsdokument och övriga säkerhetsplaner

Flera olika lagar och myndigheter förutsätter en säkerhetsplan och ett säkerhetsdokument för publikevenemang. Tukes bevakar att evenemangsarrangörer utfärdar det säkerhetsdokument som krävs av konsumentsäkerhetslagen för sina evenemang. Säkerhetsdokumentet behöver inte sändas till Tukes om inte Tukes har gjort en särskild förfrågan om det.

Ett säkerhetsdokument ska utfärdas för sådana publikevenemang, där det kan orsakas fara för säkerheten för de personer som deltar i evenemanget eller för utomstående, till exempel på grund av tillställningens karaktär eller storlek. Du kan slå ihop säkerhetsdokumentet med de andra räddnings- och säkerhetsplanerna under förutsättning att det sammanslagna dokumentet tar tillräcklig hänsyn till de frågor som krävs för säkerhetsdokumentet. Säkerhetsdokumentet kan bestå av flera olika dokument eller uppgiftskällor.

Påbörja sammanställningen av säkerhetsdokumentet i startskedet av evenemangsplaneringen. Fyll i den i takt med att planeringen framskrider och vid behov även efter tillställningen, så att praktiska erfarenheter blir nedtecknade. Ta vara på personalens kunnande vid utfärdandet av säkerhetsdokumentet.

Vid tillställningarna kan det finnas sidotjänster som programtjänster t.ex. bungyjump, ponnyridning eller klättring. Leverantören för programtjänsten måste utfärda ett säkerhetsdokument för sin egna tjänst, ifall konsumentsäkerhetslagen kräver det. Tillställningens huvudarrangör gör klokt i att be om säkerhetsdokument från alla tjänsteleverantörer som deltar i evenemanget redan vid planeringsskedet av evenemanget, då det finns bäst möjligheter att påverka tillställningens totala säkerhet.

Olyckor och särskilda situationer

En tidig identifiering och analys av eventuella olyckor och andra skadesituationer är en väsentlig del av tillställningens riskbedömning. Beskriv i säkerhetsdokumentet hur evenemangets risker identifieras på förhand och hur säkerheten följs upp och mäts under hela tillställningens tid. 

Skapa olycksloggning dvs. ett riskregister för tillställningen. Anteckna information till publiken om inträffade olyckor och nära-ögat-situationer i olycksregistret. Planera rutiner för hur personalen och publiken kan informera om upptäckta säkerhetsbrister eller olyckor under tillställningen. Lär dig av olyckorna och använd dig av olycksregistret vid säkerhetsplaneringen för kommande tillställningar. 

För allvarliga olyckor, skadesituationer och nära-ögat-situationer ska det omedelbart göras en anmälan till Tukes.

Ifall evenemanget orsakar fara för publiken, får inte evenemanget fortsätta. När faran är uppmärksammad, kan tillställningen komma att behöva avbrytas delvis eller avslutas helt antingen baserat på evenemangsarrangörens egna bedömning eller på grund av beslut från myndighet. Evenemanget kan fortsätta först när det är säkerställt att faran är avlägsnad och evenemanget är tillräckligt säkert. Tillvägagångssätten för löpande uppföljning av tillställningens säkerhet och identifiering av faror samt för ett tryggt avbrytande ska uppmärksammas i tillställningens säkerhetsplan och säkerhetsdokument. 

Lagstiftning och myndigheter

För tillställningar måste det göras anmälningar och ansökas om tillstånd från flera olika myndigheter. Evenemangsarrangören måste känna till lagstiftningen som gäller för tillställningar, tillsynsmyndigheter samt anmälnings- och tillståndsförfaranden med tidtabeller. 

Myndigheterna ger gärna vägledning och råd för anordning av tillställningar redan på förhand. Meddela om din planerade tillställning till myndigheten i ett så tidigt skede som möjligt, redan innan själva tillståndsansökan. Därmed har myndigheterna möjlighet att i god tid anmärka om brister eller fråga efter ytterligare information. Vid stora tillställningar är det ofta nödvändigt att träffa myndigheterna i god tid före tillställningen, vid behov upp till ett år före tillställningen. 

Tillställningar övervakas utöver Tukes av åtminstone följande myndigheter:

  • Polisen: lagen om sammankomster, lagen om privata säkerhetstjänster, ordningslagen, lagen om säkerhet vid hantering av farliga kemikalier och explosiva varor
  • Räddningsinstituten: räddningslagen- och förordningen, lagen om säkerhet vid hantering av farliga kemikalier och explosiva varor
  • Kommunens byggtillsyn: markanvändnings- och bygglagen
  • Kommunens miljöhälso- och miljöskyddsmyndigheter: distribution av livsmedel och dricksvatten, djur, sophantering och miljö, buller
  • Sjukvårdsdistrikt: första-hjälpen, hälso- och sjukvårdslagen, räddningslagen
  • Regionförvaltningsverken: arbetssäkerhetslagen, alkohollagen 

God säkerhetspraxis för tillställningar

Uppföljning av väderförhållanden

Vind, regn, åska, snöfall, temperaturer och variationer i dessa påverkar på ett väsentligt sätt säkerheten särskilt för utomhusevenemang. Ta reda på de typiska väderförhållandena för evenemangsplatsen och ta hänsyn till dessa vid planeringen av evenemanget samt under genomförandet. Planera på förhand tillvägagångssätt för situationer, där förändringar i väderförhållandena kan orsaka fara för publiken som deltar i evenemanget.

Följ väderprognoser och -varningar i god tid före evenemanget, så att du ska ha tid att genomföra behövda strukturändringar i tid. Följ under tiden för evenemanget väderförhållandena och ändringar för dessa med dina sinnen, och genom att följa väderrapporter samt vid behov med mätare. Följ väderförhållandena särskilt noggrant vid tillställningar där det finns tillfälliga konstruktioner som är känsliga mot vind; tillställningar som arrangeras på vatten eller i glesbygd samt vid andra långvariga eller stora utomhusevenemang. Ta på förhand reda på vilka konstruktioner som ska användas under tillställningen, begränsningar i förhållandena för dessa och åtgärderna för att säkerställa säkerheten för konstruktionerna. 

Tillfälliga konstruktioner

Tillfälliga byggnationer som används under tillställningar kan vara t.ex. tält, läktar- och scenkonstruktioner, ljud- och belysningskonstruktioner samt olika typer av staket och hinder. Alla konstruktioner som används under tillställningar ska vara hållbara, säkra och lämpliga för sitt användningsändamål. De ska uppfylla de befintliga säkerhetskraven, så som byggnadsbestämmelser samt installations- och bruksanvisningar från tillverkarna. I säkerhetsdokumentet ska det redogöras för vilka riskutsatta byggnationer som används under tillställningen samt kraven för tillsyn, skötsel och underhåll för dessa. Byggnationernas säkerhets- och byggnadsärenden bevakas och styrs av kommunens byggtillsynsmyndigheter.

Specialeffekter

Starka specialeffekter så som t.ex. belysning, rök eller lukter kan innebära kan innebära påverkan som är skadlig eller t.o.m. hälsofarlig för publiken. Informera publiken om användningen av dessa på förhand i samband med biljettköpet samt när publiken ankommer till tillställningen, så att individer själva kan bedöma sin vilja och möjlighet att delta på tillställningen. Planera för ett säkert genomförande av specialeffekterna och begränsa vid behov användningen av dem baserat på riskbedömningen. Vid riskbedömningen ska även indirekta följder uppmärksammas, t.ex. ifall ämnen eller föremål som kastas på publiken skulle kunna orsaka en överhettning av elanläggningen eller en brand.