Yleisö- ja tapahtumaturvallisuus

Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuudessaan. Yleisötapahtumat ovat kuluttajaturvallisuuslain tarkoittamia kuluttajapalveluita. Tapahtuman järjestäjän pitää noudattaa kuluttajaturvallisuuslain yleisiä vaatimuksia.

Tapahtumaturvallisuus koostuu mm. yleisöturvallisuudesta, paloturvallisuudesta, ensiavusta, järjestyksenpidosta, rikosturvallisuudesta sekä elintarviketurvallisuudesta. Tukes valvoo kuluttajaturvallisuuslain noudattamista tapahtumissa. Tukes valvoo tapahtumissa esimerkiksi yleisöturvallisuutta ja oheispalveluiden turvallisuutta. Tukesin lisäksi tapahtumien turvallisuutta valvovat useat muut viranomaiset

Tämän sivun tarkoituksena on auttaa tapahtumien järjestäjiä kuluttajaturvallisuuslain vaatimusten noudattamisessa ja turvallisten tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa. Katso myös Tukesin tapahtumaturvallisuusopas.

Tapahtuman määrittely

Tapahtumasta ei saa aiheutua vaaraa yleisölle tai omaisuudelle. Kuluttajaturvallisuuslain vaatimukset koskevat kaikkia yleisölle avoimia tapahtumia, riippumatta esim. siitä, ovatko ne maksullisia tai ilmaisia tai mikä taho tapahtuman järjestää.

Mieti mahdollisimman aikaisessa tapahtumasuunnittelun vaiheessa, millaista tapahtumaa olet järjestämässä ja mistä juuri tämän tapahtuman turvallisuus koostuu. Aloita määrittelemällä tapahtuman laajuus ja luonne:

Tapahtuman laajuus, luonne ja vaatimukset

  • Tapahtuman laajuutta voit arvioida tapahtumaan odotettavan yleisömäärän mukaan. Yleisömäärän lisäksi tapahtuman laajuuteen vaikuttavat esim. tapahtuma-alueen koko, käytettävien erillisten rakennusten tai muiden tilojen määrä ja pinta-ala, tapahtuman toistuvuus tai ajallinen kesto.

  • Tapahtuman luonteeseen vaikuttaa se, mitä tapahtumassa tehdään ja ketkä siihen osallistuvat. Jalkapallo-ottelun riskit yleisölle ovat erilaiset kuin tieteellisen konferenssin tai lasten estejuoksutapahtuman riskit. Tapahtuma on korkeariskinen esim. silloin, kun yleisöllä on mahdollisuus itse osallistua erilaisiin aktiviteetteihin; tapahtumaan kuuluu vaarallisia osa-alueita, kuten esim. ilotulitteita, pyrotekniikkaa tai moottoriajoneuvoja; tai tapahtuma järjestetään paikassa, johon liittyy turvallisuutta vaarantavia tekijöitä, esim. risteilyt tai vesistöjen läheisyydessä järjestettävät tapahtumat. Myös yleisön ominaispiirteet ja käyttäytyminen vaikuttavat tapahtuman luonteeseen, ja esim. päihteiden käyttö, erilaiset alakulttuurit tai lapsiyleisö voivat nostaa tapahtuman riskitasoa.

Mitä laajemmasta tapahtumasta on kysymys ja mitä enemmän tapahtumaan liittyy riskejä sitä vaativampaa tapahtuman järjestäminen on ja sitä tarkemmin se on suunniteltava. Tapahtumat voidaan luokitella niiden laajuuden ja luonteen mukaan 5 luokkaan sen mukaan, millaisia osaamisvaatimuksia tapahtuman järjestämiselle on. Yhdessä tapahtumassa voi olla usean eri osaamistason toimintoja. Tapahtuman järjestäjä määrittää osaamis- ja pätevyysvaatimukset eri toimintojen toteuttajille. Tapahtuman luonne ja laajuus vaikuttavat myös siihen, pitääkö tapahtumasta laatia turvallisuusasiakirja. 

Seuraavassa luettelossa on esimerkkejä eri vaativuustason tapahtumista:

  • Harrastetaso (kolmioiden summa on 2 - 3): Pienet tapahtumat, joissa on vain yksittäisiä erityistoimintoja tai suorituspaikkoja. Tapahtumalle voi laatia turvallisuusasiakirjan. Esim. pieni koiranäyttely, jossa on ponitalutusta oheisohjelmana
  • Vapaaehtoistaso (kolmioiden summa on 4 - 5): Pienet tai keskisuuret tapahtumat, joissa on muutamia erityistoimintoja tai suorituspaikkoja. Jos tapahtuman laajuus tai luonne on tasolla 3 – 5, tapahtumalle tulee laatia turvallisuusasiakirja. Esim. uimarannalla järjestettävä perhetapahtuma, jossa on pomppulinnoja
  • Yhdistelmätaso (kolmioiden summa on 6): Eri kokoiset tapahtumat, joissa on erilaisia toimintoja. Osa toiminnoista voi olla sellaisia, että niiden toteuttajalta vaaditaan asiantuntija- tai ammattitason osaamista. Tapahtumalle tulee laatia turvallisuusasiakirja. Esim. moottoriurheilutapahtuma tai yrityksen markkinointitapahtuma, jossa on ilotulitus
  • Asiantuntijataso (kolmioiden summa on 7 - 8): Tapahtumat, joissa monet toiminnot edellyttävät järjestäjältä asiantuntemusta ja käytännön kokemusta, yleisöllä voi olla erilaisia alakulttuureja tai yleisöturvallisuuden hallinta korostuu. Tapahtumalle tulee laatia turvallisuusasiakirja. Esim. paripäiväinen musiikkitapahtuma tai iso ravitapahtuma, jossa on paljon oheisohjelmaa
  • Ammattitaso (kolmoiden summa on 9 - 10): Tapahtumat, joissa on paljon toimintoja, jotka edellyttävät järjestäjältä ammattitaitoa, erikoistumista, erityisiä pätevyysvaatimuksia tai lupia. Yleisön sijoittumista, liikkumista ja yleisötiheyttä on hallittava erityisen tarkasti. Tapahtumalle tulee laatia turvallisuusasiakirja. Laajalla alueella järjestettävä rockfestivaali, jossa on useita eri tapahtumapisteitä ja jossa yleisö liikkuu ja vaihtuu paljon tapahtuman aikana

Tapahtuman turvallisuus eri osapuolten näkökulmasta

Kaikki tapahtumaan osallistuvat tahot ovat osallisena tapahtuman turvallisuusjärjestelyissä. Seuraavassa on eritelty tapahtumaturvallisuutta eri näkökulmista:

  • Tapahtuman järjestäjä: Hae kiinteistön omistajalta tai maanomistajalta sekä viranomaisilta luvat tapahtuman järjestämiseen. Tunnista ja ennakoi tapahtuman vaaroja kaikissa suunnittelun vaiheissa ja toteuta riittävät toimenpiteet vaarojen torjumiseksi ennalta. Hyödynnä aiempien tapahtumien onnettomuuskirjanpitoa turvallisuussuunnittelun apuna. Varmista, että alihankkijat ja muut tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen osallistuvat henkilöt ja organisaatiot ovat tietoisia turvallisuusvastuistaan ja toimivat niiden mukaan. Laadi tapahtumasta tarvittaessa turvallisuusasiakirja yllä olevan taulukon mukaisesti. Varmista, että turvallisuusasiakirja on laadittu niistä oheispalveluista, joilta kuluttajaturvallisuuslaki sitä edellyttää. Anna osallistujille turvallisuuden kannalta tarvittavat ohjeet selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla. 

  • Kiinteistön omistaja tai maanomistaja: Määritä tilan tai alueen käyttörajoitukset esim. henkilömäärän tai käyttötarkoituksen suhteen ja selvitä tapahtuman järjestäjälle paikan erityiset turvallisuusvaatimukset. Anna tapahtuman järjestäjälle riittävät tiedot ja opastus tilan käyttöön liittyen esimerkiksi henkilömäärään, turvallisuustekniikkaan, erityisiin vaaratekijöihin ja poikkeustilanteisiin.

  • Tapahtuman järjestämiseen osallistuvat alihankkijat ja oheispalveluiden tuottajat: Huolehdi oman vastuualueesi turvallisuudesta. Laadi tapahtuman osana toteutettavista oheispalveluista tarvittaessa erillinen turvallisuusasiakirja. Tee yhteistyötä tapahtuman järjestäjän kanssa tapahtumakokonaisuuden turvallisuuden varmistamiseksi. Ilmoita havaitsemistasi turvallisuuspuutteista tai onnettomuuksista tapahtuman järjestäjälle.

  • Esiintyjät: Suunnittele esitys yhteistyössä tapahtuman järjestäjän kanssa niin, että siitä ei aiheudu vaaraa. Noudata tapahtuman järjestäjän antamia ohjeita. Varaudu keskeyttämään esitys, jos yleisön turvallisuutta ei voida sen aikana varmistaa. Ilmoita havaitsemistasi turvallisuuspuutteista tai onnettomuuksista tapahtuman järjestäjälle. 

  • Tapahtumaan osallistuva yleisö: Noudata tapahtuman järjestäjien antamia turvallisuusohjeita. Varmista, että et omalla käyttäytymiselläsi aiheuta vaaraa itsellesi tai muille. Ilmoita havaitsemistasi turvallisuuspuutteista tai onnettomuuksista tapahtuman järjestäjälle.

  • Myyjät ja muut vuokralaiset: Noudata tapahtuman järjestäjän turvallisuusohjeita ja tee yhteistyötä tapahtuman turvallisuuden varmistamiseksi. Varmista, että myyntipaikoista, myytävistä tuotteista tai tapahtumassa järjestettävistä oheistoiminnoista ei aiheudu vaaraa. Ilmoita havaitsemistasi turvallisuuspuutteista tai onnettomuuksista tapahtuman järjestäjälle.

  • Tapahtuman lähiympäristö: Tapahtumasta ei saa aiheutua vaaraa sivullisille tai lähiympäristölle. Tapahtuman järjestäjän on selvitettävä tapahtumapaikan ympäristössä olevat toimijat ja esim. muut samaan aikaan järjestettävät tapahtumat, joilla voi olla vaikutusta tapahtuman turvallisuuteen. Tapahtuman järjestäjän on tiedotettava lähiympäristöä tapahtumasta, sekä sen mahdollisesti aiheuttamista riskeistä ja häiriöistä.

  • Viranomaiset: Viranomaiset valvovat, että tapahtuman järjestäjä noudattaa lainsäädäntöä ja tarvittaessa ohjaavat ja neuvovat tapahtuman turvallisuusjärjestelyissä. Tapahtumia valvovia viranomaisia on käsitelty tarkemmin kohdassa.

Tapahtuman turvallisuussuunnittelu

Johtaminen ja henkilöstö

Tapahtuman turvallisuutta tulee johtaa samalla tavalla kuin muitakin tapahtuman osa-alueita. Turvallisuuden johtaminen tarkoittaa sitä, että turvallisuutta suunnitellaan etukäteen, seurataan koko tapahtuman ajan, reagoidaan havaittuihin puutteisiin ajoissa, mitataan sopivilla mittareilla ja pyritään kehittämään jatkuvasti. Turvallisuuden johtamisessa tulee ottaa huomioon sekä normaaliolot että ennakoitavissa olevat poikkeustilanteet ja -olosuhteet. Turvallisuuden johtamiseen kuuluu myös yhteistyö viranomaisten, asiantuntijoiden ja muiden kumppaneiden kanssa. Vaikka tapahtuman turvallisuusjärjestelyt olisikin ulkoistettu, vastaa tapahtuman pääjärjestäjä silti tapahtuman turvallisuudesta. 

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, että tapahtumassa on riittävä määrä ammattitaitoista henkilökuntaa koko tapahtuman ajan. Henkilökunnan määrään vaikuttavat tapahtuman laajuus ja luonne sekä eri toimintojen sijoittuminen ja yleisön määrä tapahtuman eri vaiheissa. Henkilöstön osaamis- ja pätevyysvaatimukset ja tarvittavat koulutukset määrittää tapahtuman järjestäjä. Henkilökunta tulee perehdyttää ja kouluttaa tehtäväänsä ja tapahtuman turvallisuusasioihin. Henkilökunnan pitää erottua selkeästi yleisön joukosta. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi henkilökunnan yhtenäisellä, selkeästi tunnistettavalla vaatetuksella.

Aluesuunnittelu

Tapahtuman järjestäjän pitää varmistua tapahtumassa käytettävien tilojen, rakenteiden, rakennusten ja ulkoalueiden turvallisuudesta. Tapahtuman aluesuunnittelussa on otettava huomioon esim. seuraavia asioita:

  • Alueen tai paikan käyttötarkoitus ja soveltuvuus tapahtumapaikaksi

  • Yleisön enimmäismäärä tapahtuman eri alueilla ja tilanteissa. 

  • Yleisön kulkureitit (saapuminen, liikkuminen alueella, poistuminen)

  • Kohdat, joihin yleisöä voi kertyä runsaasti ja tiiviisti 

  • Huolto- ja pelastusteiden ja -alueiden suunnittelu

  • Tilapäisten rakenteiden kestävyys, kiinnitykset ja sijoittelu, esim. teltat, esiintymislavat ja katsomot

  • Tapahtuman vaikutukset lähiympäristöön

Ohjelma- ja aikataulusuunnittelu

Tapahtuman ohjelman ja aikataulun suunnittelulla tapahtumanjärjestäjä voi tehokkaasti vaikuttaa yleisön määrään ja liikkumiseen tapahtuma-alueella. Ohjelmasuunnittelussa pitää ottaa huomioon käytettävissä olevien tilojen riittävyys ja soveltuvuus ennakoidulle yleisömäärälle. Erilaiset esitykset ja näytökset tulee ajoittaa ja sijoittaa niin, että ne eivät aiheuta vaaraa toisilleen tai yleisölle. Aikataulusuunnittelussa tulee ottaa huomioon myös yleisön määrä ja käyttäytyminen ohjelmaan merkittyjen taukojen aikana ja järjestetyn ohjelman ulkopuolella. 

Olosuhderajoitukset

Palvelun tarjoamiselle ja suorittamiselle on tarvittaessa määriteltävä olosuhderajoitukset. Olosuhderajoitukset tarkoittavat niitä reunaehtoja, joiden puitteissa tapahtuma voidaan toteuttaa turvallisesti. Olosuhteita, jotka voivat vaikuttaa tapahtuman turvallisuuteen, ovat esim. säätila, valaistusolosuhteet, yleisön ominaispiirteet tai käyttäytyminen sekä mahdolliset tapahtuman ulkoiset häiriötekijät ja muut yllättävät tapahtumat. Järjestäjällä tulee olla selkeät toimintaohjeet sen varalle, että olosuhteet poikkeavat merkittävästi suunnitellusta tai muuttuvat nopeasti tapahtuman aikana. Jos olosuhdemuutoksista aiheutuu merkittävää vaaraa, tapahtuman järjestäjän on ryhdyttävä toimenpiteisiin turvallisuuden varmistamiseksi, esimerkiksi poistamalla vaarallisia rakenteita käytöstä, rajaamalla yleisön käytössä olevia alueita tai keskeyttämällä tapahtuma. 

Turvallisuusasiakirja ja muut turvallisuussuunnitelmat

Useat eri lait ja viranomaiset edellyttävät yleisötapahtumilta turvallisuussuunnitelmaa tai turvallisuusasiakirjaa. Tukes valvoo, että tapahtuman järjestäjät laativat tapahtumista kuluttajaturvallisuuslain vaatiman turvallisuusasiakirjan. Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse lähettää Tukesiin, ellei Tukes sitä erikseen pyydä.

Laadi turvallisuusasiakirja sellaisista yleisötapahtumista, joista voi aiheutua vaaraa tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tai sivullisten turvallisuudelle esim. tapahtuman luonteen tai laajuuden vuoksi. Voit yhdistää turvallisuusasiakirjan muihin pelastus- tai turvallisuussuunnitelmiin, kunhan yhdistetty asiakirja ottaa riittävästi huomioon turvallisuusasiakirjalta vaaditut asiat. Turvallisuusasiakirja voi koostua useasta eri tiedostosta tai tietolähteestä.

Aloita turvallisuusasiakirjan kokoaminen tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa. Täydennä sitä suunnittelun edetessä ja tarvittaessa vielä tapahtuman jälkeenkin, jotta käytännön kokemukset tulee kirjattua muistiin. Hyödynnä henkilöstön osaamista turvallisuusasiakirjan laatimisessa.

Tapahtumien oheispalveluina voi olla erilaisia ohjelmapalveluita, esim. benji-hyppyjä, poniratsastusta tai kiipeilyä. Ohjelmapalvelun toteuttajan on laadittava omasta palvelustaan turvallisuusasiakirja, jos kuluttajaturvallisuuslaki sitä edellyttää. Tapahtuman pääjärjestäjän kannattaa pyytää turvallisuusasiakirjat kaikilta tapahtumaan osallistuvilta palveluntarjoajilta jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa, jolloin on parhaat mahdollisuudet vaikuttaa tapahtuman kokonaisturvallisuuteen.

Onnettomuudet ja erityistilanteet

Mahdollisten tapaturmien ja muiden onnettomuuksien varhainen tunnistaminen ja analysointi ovat olennainen osa tapahtuman riskien arviointia. Kuvaa turvallisuusasiakirjassa, miten tapahtuman vaaroja tunnistetaan etukäteen ja miten turvallisuutta seurataan ja mitataan koko tapahtuman ajan. 

Perusta tapahtumalle onnettomuuskirjanpito eli vaararekisteri. Kirjaa onnettomuusrekisteriin tiedot yleisölle aiheutuneista tapaturmista ja läheltä piti -tilanteista. Suunnittele käytännöt, joilla henkilökunta ja yleisö voi ilmoittaa havaitsemistaan turvallisuuspuutteista tai onnettomuuksista tapahtuman aikana. Ota onnettomuuksista opiksi ja hyödynnä onnettomuusrekisteriä seuraavien tapahtumien turvallisuussuunnittelussa. 

Vakavista tapaturmista, onnettomuuksista ja läheltä piti -tilanteista pitää viipymättä tehdä ilmoitus Tukesiin.

Jos tapahtumasta aiheutuu vaaraa yleisölle, sitä ei saa jatkaa. Kun vaara on havaittu, tapahtuma voidaan joutua keskeyttämään osittain tai lopettamaan kokonaan joko tapahtuman järjestäjän oman arvion perusteella tai viranomaisen määräyksestä. Tapahtumaa voidaan jatkaa vasta kun on varmistuttu siitä, että vaara on poistettu ja tapahtuma on riittävän turvallinen. Toimintatavat tapahtuman turvallisuuden jatkuvaan seurantaan ja vaarojen tunnistamiseen sekä turvalliseen keskeyttämiseen tulee ottaa huomioon tapahtuman turvallisuussuunnittelussa ja turvallisuusasiakirjassa. 

Lainsäädäntö ja viranomaiset

Tapahtumista pitää tehdä ilmoituksia ja hakea lupia useilta eri viranomaisilta. Tapahtuman järjestäjän pitää tuntea tapahtumia koskeva lainsäädäntö, valvontaviranomaiset ja ilmoitus- ja lupamenettelyt aikatauluineen. 

Viranomaiset opastavat ja neuvovat tapahtumajärjestelyissä mielellään jo etukäteen. Ilmoita suunnittelemastasi tapahtumasta viranomaiselle mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jo ennen varsinaista lupahakemusta. Tällöin viranomaiset pystyvät ajoissa huomauttamaan puutteista tai pyytämään lisätietoja. Suurissa tapahtumissa on usein tarpeen tavata viranomaisia hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, tarvittaessa jopa yli vuotta aikaisemmin. 

Tapahtumia valvovat Tukesin lisäksi ainakin seuraavat viranomaiset:

  • Poliisi: kokoontumislaki, laki yksityisistä turvallisuuspalveluista, järjestyslaki, laki vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta

  • Pelastuslaitokset: pelastuslaki ja -asetus, laki vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta

  • Kunnan rakennusvalvonta: maankäyttö- ja rakennuslaki

  • Kunnan ympäristöterveys- ja ympäristönsuojeluviranomaiset: elintarvikkeet ja juomaveden jakaminen, eläimet, jätehuolto ja ympäristö, melu

  • Sairaanhoitopiirit: ensihoito, terveydenhuoltolaki, pelastuslaki

  • Aluehallintovirastot: työturvallisuuslaki, alkoholilaki 

Tapahtumiin liittyviä hyviä turvallisuuskäytäntöjä

Sääolosuhteiden seuranta

Tuuli, sade, ukkonen, lumisade, lämpötila ja näiden vaihtelut vaikuttavat merkittävästi erityisesti ulkotapahtumien turvallisuuteen. Selvitä tapahtumapaikan tyypilliset sääolosuhteet ja huomioi ne tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksen aikana. Suunnittele etukäteen toimintatavat tilanteisiin, joissa sääolosuhteiden muutos aiheuttaa vaaraa tapahtumaan osallistuvalle yleisölle.

Seuraa sääennusteita ja -varoituksia hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, jotta ehdit tehdä tarvittavat rakenteelliset muutokset ajoissa. Seuraa tapahtuman aikana sääolosuhteita ja niiden muutoksia aistinvaraisesti, säätiedotuksia seuraten sekä tarvittaessa mittareilla. Seuraa sääolosuhteita erityisen tarkasti tapahtumissa, joissa on tuulelle herkkiä kevyitä väliaikaisrakenteita; vesillä tai syrjäseudulla järjestettävissä tapahtumissa sekä muissa pitkäkestoisissa tai suurissa ulkotapahtumissa. Selvitä etukäteen tapahtumassa käytettävät rakenteet, niiden olosuhderajoitukset ja toimenpiteet rakenteiden turvallisuuden varmistamiseksi. 

Tilapäiset rakenteet

Tapahtumissa käytettäviä tilapäisiä rakenteita voivat olla esim. teltat, katsomo- ja lavarakenteet, äänentoisto- ja valaistusrakenteet sekä erilaiset aidat ja esteet. Kaikkien tapahtumissa käytettävien rakenteiden tulee olla kestäviä, turvallisia ja käyttötarkoitukseensa sopivia. Niiden tulee täyttää olemassa olevat turvallisuusvaatimukset, kuten rakentamismääräykset ja valmistajien antamat asennus- ja käyttöohjeet. Selvitä turvallisuusasiakirjassa tapahtumassa käytettävät riskialttiit rakenteet ja niiden tarkastuksia, huoltoa ja kunnossapitoa koskevat vaatimukset. Rakenteiden turvallisuus- ja rakentamisseikkoja valvovat ja ohjeistavat kunnan rakennusvalvontaviranomaiset.

Tehosteet ja efektit

Voimakkailla tehosteilla ja efekteillä, kuten esim. valoilla, savulla tai hajuilla voi olla yleisöön haitallisia tai jopa terveyttä vaarantavia vaikutuksia. Tiedota yleisöä niiden käytöstä etukäteen lipun ostamisen yhteydessä sekä yleisön saapuessa tapahtumaan, jotta yleisö voi itse arvioida oman halukkuutensa ja mahdollisuutensa osallistua tapahtumaan. Suunnittele tehosteille ja efekteille turvallinen toteutustapa ja tarvittaessa rajoita niiden käyttöä riskien arvioinnin perusteella. Riskien arvioinnissa tulee huomioida myös välilliset seuraukset, esim. jos yleisön päälle heitettävät aineet tai esineet voivat aiheuttaa sähkölaitteen ylikuumenemisen tai tulipalon.