Konserni- ja etätarkastukset uutta kemikaalilaitosten valvonnassa

Turvallisuus- ja kemikaalivirastossa (Tukes) on otettu käyttöön uusia keinoja vaarallisten kemikaalien käsittelyn ja varastoinnin valvonnassa. Muutoksilla Tukes pyrkii tehostamaan valvonnan vaikuttavuutta ja parantamaan asiakaslähtöisyyttä. Muutokset eivät aiheuta yrityksille lisätoimenpiteitä.

Jos kemikaalien varastointi ja käsittely on laajamittaista, toiminta edellyttää Tukesin myöntämää lupaa. Tukes on perinteisesti tehnyt kemikaalilaitoksille tarkastuksia, joilla se on varmistanut, että laitos noudattaa lupaehtoja ja lainsäädäntöä.

Nyt Tukes on ottanut kemikaalilaitosvalvontaan laitostarkastusten rinnalle seuraavia uusia keinoja:

• konsernitarkastukset. Tarkastuksella käsitellään konsernin menettelyitä turvallisuuden varmentamiseksi (turvallisuusjohtamisjärjestelmä).

• etätarkastukset etäyhteydellä. Toteutetaan normaali tarkastus joko kokonaan tai osittain etänä, esimerkiksi videoneuvotteluna.

Vaihtoehtoisia tarkastusmuotoja harkitaan aina tapauskohtaisesti ja riskiperusteisesti yhdessä yrityksen kanssa. Vaihtoehtoisia tarkastusmuotoja ei käytetä, jos yritys toivoo perinteistä laitostarkastusta tai esimerkiksi etäyhteyksien järjestäminen on hankalaa.

Konsernitarkastukset keskittyvät turvallisuusperiaatteisiin

Konsernitarkastus voidaan tehdä yritykselle, jolla on useampia toimipaikkoja, eli laajamittaista vaarallisten kemikaalien käsittelyä ja varastointia harjoittavia laitoksia.

– Konsernitarkastus mahdollistaa sen, että jokaisessa konserniin kuuluvassa laitoksessa tai toimipaikassa ei tarvitse käydä samoja konsernin turvallisuusperiaatteita läpi, vaan valvontakohteissa voidaan keskittyä niiden omiin ajankohtaisiin asioihin sekä verrataan konsernin periaatteita vallitseviin käytäntöihin, ylitarkastaja Tanja Heinimaa kertoo.

Konsernitarkastuksen aineistoa hyödynnetään kuhunkin kohteeseen tehtävässä tarkastuksessa. Konsernitarkastuksilla viranomaisten esittämät hyvät käytännöt esimerkiksi turvallisuusjohtamisjärjestelmän kehittämiseen välittyvät helposti koko konsernille. Konsernitarkastus voidaan tehdä myös etäyhteydellä.

Etätarkastuksia voidaan hyödyntää etenkin usein tarkastettavissa turvallisuusselvitysvelvollisissa ja toimintaperiaateasiakirjavelvollisissa kohteissa. Etätarkastukset soveltuvat myös laitoksiin, joissa tarkastustaajuutta on tihennetty.

Etätarkastukset eivät kuitenkaan syrjäytä kokonaan perinteisiä tarkastuksia, vaan jokaisessa Tukesin valvontakohteessa käydään paikan päällä säännöllisesti. Tarkastus voidaan toteuttaa myös siten, että laitoskierros tehdään paikan päällä ja muu osuus tarkastuksesta toisena ajankohtana etäyhteydellä, mikä voi helpottaa yritysten ja viranomaisten aikataulujen yhteensovittamista.

Etäyhteydet sujuvoittavat valvontaa

Uusien tarkastusten toteutustapojen lisäksi Tukesilla on uusia käytäntöjä valvonnassaan:

• etäyhteyksien hyödyntäminen
• tarkastuskäytäntöjen kehittäminen.

Yksi tärkeimmistä ja käytetyimmistä etäyhteyksien hyödyntämistavoista ovat palaverit yritysten ja viranomaisten kanssa esimerkiksi perustamislupien käsittelyssä ja valvontakohteissa suunnitteilla olevien muutosten yhteydessä. Etäyhteys mahdollistaa myös muiden viranomaisten ja yritysten sidosryhmien osallistumisen kohteessa tehtävälle tarkastukselle osaksi aikaa.

Hyväksi käytännöksi on osoittautunut, että Tukes lähettää yritykselle ennakkokysymyksiä sisältävän tarkastusohjelman. Yritys lähettää ennen tarkastusta Tukesille vastaukset, joita voidaan tarkastuksella käsitellä yksityiskohtaisemmin. Yrityksen vastauksia hyödynnetään tarkastuskertomuksessa.

Ennakkokysymysten avulla yritykset ovat valmistautuneet hyvin tarkastukseen. Yritykset eivät ole kokeneet etukäteistyömäärää liian suureksi ja sen avulla he tietävät, mitä tarkastuksella käsitellään. Tavoitteena on, että tarkastuksilla pystyttäisiin käyttämään enemmän aikaa laitoskierrokseen ja ajankohtaisiin asioihin asiakkaan toiveita kuunnellen. Voidaan myös valita tarkastusteemoja.

Uusia käytäntöjä on pilotoitu Tukesissa vuosina 2017–2018. Kokemukset ovat olleet positiivisia ja pilotointi herättänyt kiinnostusta kansainvälisissäkin viranomaissidosryhmissä.

Tukesin strategian mukaisesti Tukes haluaa jatkossakin kehittää toimintaansa asiakkaan toiveita kuunnellen.

– Otamme mielellämme vastaan palautetta ja kehittämisehdotuksia. Toivomme saavamme palautetta uusista toimintatavoisa, jotta tarkastuksista saataisiin paras mahdollinen hyöty turvallisuustoiminnan kehittämiseen ja ajankohtaisten valvonta-asioiden hoitamiseen, Heinimaa sanoo.

Lisätietoja: Tanja Heinimaa, puh. 029 5052 657, [email protected]