Kemikaalitietojen ilmoittaminen

Ilmoituksia ei päivitetä, vaan tehdään uudestaan uudelle yritykselle. Kun uusi Y-tunnus on kirjattu YTJ-järjestelmään, tulee uudella Y-tunnuksella olevat yrityksen tiedot automaattisesti KemiDigiin.

KemiDigi-järjestelmään jää myös vanhalla Y-tunnuksella oleva yritys lopettaneena yrityksenä, ja sillä olleet kemikaali-ilmoitukset jäävät kyseisen yrityksen tietoihin. Kemikaali-ilmoitukset on kuitenkin passivoitava, koska markkinoille saattaminen päättyy tämän yrityksen osalta. Ne eivät passivoidu automaattisesti, kun Y-tunnus lakkaa olemasta voimassa.

Uudella Y-tunnuksella tulee siis KemiDigiin uudet yrityksen tiedot, ja tarvittavat kemikaali-ilmoitukset on tehtävä tämän yrityksen tietoihin uusina kemikaali-ilmoituksina (katso UKK Kuinka siirrän kemikaali-ilmoituksia yritykseltä toiselle’. 

Myös biosidi- ja kasvinsuojeluainevalmisteista tulee tehdä kemikaali-ilmoitus tekovelvoitteessa olevien kriteerien täyttyessä, sen yrityksen toimesta, joka on velvollinen tekemään kemikaali-ilmoituksen.

Ensimmäinen suomalaisen Y-tunnuksen omaava yritys kemikaalin toimitusketjussa on velvollinen tekemään kemikaali-ilmoituksen Suomen markkinoille saattamastaan kemikaalista. Tämä yritys ei välttämättä ole biosidi- tai kasvinsuojeluainevalmisteen luvanhaltija, vaan Suomeen maahantuoja.

Kemikaali-ilmoituksen tekovelvoite noudattaa käyttöturvallisuustiedotteen laatimisvelvoitetta. Kemikaali-ilmoitus on tehtävä, jos käyttöturvallisuustiedote on toimitettava pakollisesti tai pyydettäessä REACH-artiklan 31 mukaisesti tai CLP-asetuksen liitteen I mukaisesti.

REACH-asetuksen 3 artiklan 3 kohdan mukaan esineellä tarkoitetaan ”tuotetta, jolle annetaan tuotannossa erityinen muoto, pinta tai rakenne, joka määrittää sen käyttötarkoitusta enemmän kuin sen kemiallinen koostumus”.

 Jotta voidaan määrittää, täyttääkö tuote REACH-asetuksen mukaisen esineen määritelmän, on arvioitava tuotteen tehtävää ja sen muotoa, pintaa tai rakennetta. 

Tuotteen muotoa, pintaa ja rakennetta ei tule sekoittaa fyysisiin ominaisuuksiin, jotka ovat seurausta tuotteen valmistuksessa käytetyn materiaalin (käytettyjen materiaalien) kemiallisista ominaisuuksista. Esimerkkejä tällaisista materiaalin ominaisuuksista tai piirteistä ovat vaikkapa lohkeavuus, tiheys, taipuisuus, sähkönjohtokyky, kovuus, magneettisuus ja sulamispiste.

Jos tuote on aineen/seoksen ja esineen yhdistelmä (aine tai seos toimitetaan astiassa tai kantaja-aineessa), tuotteen aineesta/seoksesta on tarvittaessa laadittava kemikaali-ilmoitus (kuten puhdistuspyyhkeen sisältämä pesuaine, kynttilä tai tulostimen värikasetissa oleva muste).
Mutta jos tuotetta pidetään esineenä, johon aine/seos kuuluu kiinteästi (ts. aine/seos on kiinteä osa esinettä), tällöin kemikaali-ilmoitus ei ole tarpeen (kuten akussa oleva akkuhappo).

Katso myös ECHA:n REACH-asetusta koskevat ohjeet (Esineissä olevien aineiden vaatimuksia koskevat ohjeet).

Järjestelmään kerätään ne tiedot, joihin on tarpeellista kohdistaa hakuja. Järjestelmään kirjattavat kentät on valittu sen mukaan, mitä tietoja eri viranomaiset tarvitsevat omassa työssään. Kyseisiin kenttiin voidaan kohdistaa erilaisia hakutoimintoja viranomaisen tarvitsemiin tietoihin sekä tehdä raportteja. Hakutoimintoja ei voida kohdistaa liitteenä olevaan PDF tiedostoon, ja siksi haettavat tiedot on pakko kysyä järjestelmässä erikseen.

Jokainen yritys, joka saattaa kemikaalin markkinoille, vastaa käyttöturvallisuustiedotteen toimittamisesta, sisällöstä ja kielivaatimuksista, vaikka yritys itse ei olisi käyttöturvallisuustiedotetta laatinut.

Jos käyttöturvallisuustiedotteessa on puutteita, tulee yrityksen ottaa yhteyttä käyttöturvallisuustiedotteen laatineeseen tahoon ja pyytää heitä tekemään korjaukset tai laatia oma käyttöturvallisuustiedote asianmukaisilla tiedoilla.

Tällä hetkellä ei ole tiedossa sellaista teknistä ratkaisua, joka olisi tarpeeksi luotettava ja kustannustehokas siirtämään liitteenä olevasta PDF-tiedostosta tietoja järjestelmään. Asiaa tarkastellaan uudestaan, jos tekninen ratkaisu asian hoitamiseen löytyy.

Luonnos on keskeneräinen kemikaali-ilmoitus, joka näkyy vain yritykselle itselleen. Kun kemikaali-ilmoitus on julkaistu, se näkyy yritykselle, viranomaisille sekä muille käyttäjille sen mukaan, mitä ilmoittaja on valinnut ilmoituksen julkisuustasoksi (julkisuustasolla tarkoitetaan ilmoituksen näkyvyyttä järjestelmän käyttäjille).

Kun otetaan jo julkaistu kemikaali-ilmoitus muokattavaksi, tulee huomata, että julkaistu versio näkyy yhä muille käyttäjille, mutta uusi luonnos ilmoituksesta näkyy vain yritykselle itselleen. Uusi versio ilmoituksesta tulee julkiseksi, kun uusi luonnos on julkaistu. Samalla aiemmin julkaistuna ollut vanhempi versio siirtyy ilmoituksen versiohistoriaan.

Vain uusin versio kemikaali-ilmoituksesta näkyy muille käyttäjille ja voidaan valita kemikaaliluetteloon. Vanhat versiot säilyvät kuitenkin tietokannassa kemikaali-ilmoituksen versiohistoriassa ja näkyvät viranomaisille sekä kyseiselle yritykselle. Jos toisella yrityksellä on kemikaaliluettelossaan kemikaali-ilmoitus, josta julkaistaan uusi versio, tulee kyseiseen luetteloon huomioteksti siitä, että kemikaali-ilmoituksesta on saatavilla uudempi versio.

Kun kemikaali poistuu markkinoilta, ilmoittaja passivoi kemikaali-ilmoituksen. Passivoitu ilmoitus jää järjestelmään ja se näkyy kyseiselle yritykselle itselleen passivoitu-tilassa ja viranomaisille. 

Jos passivoitu ilmoitus on osana toisen yrityksen kemikaaliluetteloa, se säilyy luettelossa (tila vaihtuu passivoiduksi). Kemikaali voi olla muilla yrityksillä käytössä vielä sen jälkeen, kun esim. maahantuoja on kemikaalin markkinoille saattamisen lopettanut. Passivoitu ilmoitus ei kuitenkaan enää näy muille yrityksille silloin kun he tekevät kemikaaliluetteloa (he eivät voi valita luetteloonsa passivoituja ilmoituksia).

Listan laskutuksessa olleista kemikaali-ilmoituksista saa KemiDigistä. Laskulla on nähtävissä laskutuksen numero eli Tukesin viite laskulle. Tukes laskuttaa ilmoitukset kahdessa erässä vuoden aikana. Laskutuksen viite on ensimmäisessä laskutuserässä 1 ja toisessa 2 (1/2020, 2/2020, 1/2021, 2/2021 jne). Tarkennetussa haussa kyseinen laskutusnumero on Kemikaalit-haussa hakukriteerin ’Laskutettu, Tukesin viite’ hakuehdoissa. Tätä hakuehtoa käyttämällä listautuvat kaikki kyseiseen laskutukseen tulleet kemikaali-ilmoitukset. Laskutuslistan saa otettu järjestelmästä myös exceliin ja valittua listaan haluamansa sarakkeet.

Ei korvaa. Myrkytystietokeskuksille tehtävä ilmoitus on toteutunut Suomessa samalla, kun yritys on toimittanut Tukesille KemiDigin kautta kemikaalilain 22 §:n mukaisen kemikaali-ilmoituksen vaarallisista ja vaaraa aiheuttavista kemikaaleista.

Myrkytystietokeskuksille tehdään jatkossa CLP-asetuksen liitteen VIII mukainen ilmoitus PCN-portaalin kautta liitteessä olevien siirtymäaikojen puitteissa. Kansallinen kemikaali-ilmoituksen toimitusvelvollisuus kemikaalituoterekisteriin KemiDigissä säilyy ennallaan ja tehdään eri käyttötarkoitusta varten kuin PCN-portaalin kautta tehtävä ilmoitus myrkytystietokeskuksille.

Kemikaali-ilmoitusten siirto yritykseltä toiselle ei ole mahdollista järjestelmässä automaattisesti. Kemikaali-ilmoitusten siirtämiseen voidaan käyttää kuitenkin järjestelmässä olevaa CSV-toimintoa.

Lue ohjeet KemiDigin etusivulta Ohjeet-osiosta.

Määrätiedot kysytään jokaisen vuoden alussa edellisenä vuonna markkinoille saatetuista kemikaaleista. Määrätietoraportti muodostuu järjestelmään automaattisesti, eikä sitä voi muokata. Raporttiin tulee kysytyn vuoden aikana kemikaalituoterekisterissä julkaistuina olleet pakolliset kemikaali-ilmoitukset. Raportille tulee viimeisin versio ilmoituksesta, joka on julkaistu kysytyn vuoden aikana.

Yrityksen kemikaali-ilmoitukset kannattaa pitää ajan tasalla säännöllisesti. Ennen vuoden vaihdetta voi vielä tarkastaa, että kaikki kyseisenä vuonna markkinoille saatetut kemikaalit on rekisteröity, jotta määrätietolomakkeella on tarvittavat tiedot vuoden vaihtuessa.

Määrä ilmoitetaan tonnimääränä seuraavasti:

• 0-0,1 tonnin välillä sekä biosidivalmisteista ja kasvinsuojeluaineista määrä ilmoitetaan 0,001 tonnin tarkkuudella
• 0,1–1 tonnin välillä määrä ilmoitetaan 0,1 tonnin tarkkuudella
• 1–100 tonnin välillä määrä ilmoitetaan 1 tonnin tarkkuudella
• 100–1 000 tonnin välillä määrä ilmoitetaan 10 tonnin tarkkuudella
• > 1 000 tonnin määrä ilmoitetaan ± 10 %:n tarkkuudella. 

Määrät kysytään vuoden alussa takautuvasti kemikaaleista, jotka yrityksen ilmoituksen mukaan ovat olleet markkinoilla edellisen vuoden aikana eli joista yritys on julkaissut kemikaali-ilmoituksen.

Kemikaaleja ei voi lisätä määrätietoraportille, koska kemikaali-ilmoituksiin ei voida laittaa julkaisupäiväksi mennyttä päivämäärää. Ilmoitukseen tulee julkaisupäivämääräksi se päivämäärä, jolloin yritys on ilmoituksen julkaissut KemiDigissä.

Määrätietoraportilta ei voi myöskään poistaa kemikaalia, josta on ollut ilmoitus julkaistuna edellisen vuoden aikana, koska järjestelmään tulee passivointipäiväksi se päivämäärä, jolloin yritys passivoi ilmoituksen KemiDigissä.

Määrätietoraportille voi laittaa rastin ruutuun ’Ei valmistettu eikä maahantuotu’, jos kemikaalia ei ole saatettu markkinoille kyseisenä vuonna.

Määrätietoraportilta ei siirry tieto kemikaali-ilmoituksiin, eli kemikaali-ilmoitus täytyy passivoida kemikaali-ilmoitus osiossa, jos kemikaalin markkinoille saattaminen on päättynyt.

Yrityksen kemikaali-ilmoitukset kannattaa pitää ajan tasalla säännöllisesti. Ennen vuoden vaihdetta voi vielä tarkastaa, että kaikki kyseisenä vuonna markkinoille saatetut kemikaalit on rekisteröity, jotta määrätietoraportilla on tarvittavat tiedot vuoden vaihtuessa.

Määrätietoraportissa markkinoilla olon aika -sarakkeeseen tulee aika, jonka kyseinen kemikaali-ilmoitus on ollut julkaistuna rekisterissä yrityksen toimesta kysytyn vuoden aikana eli julkaistuna olo sen vuoden aikana, mistä määrätieto kysytään.