Tietosuoja Tukesissa

Tukesin lakisääteisiin tehtäviin liittyy erilaisten henkilörekisterien ylläpito. Tukes käsittelee henkilötietoja tietosuojasäädösten edellyttämällä tavalla ja sitoutuu säädöksissä annettuihin käsittelyperiaatteisiin. Henkilötietojen käsittelystä voit tarkemmin lukea rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista, jotka löytyvät tältä sivulta. Tukes seuraa tietosuojatilannetta, ja siksi pidätämme oikeuden tarvittaessa päivittää ja muuttaa tietosuojaselosteita.

Tukesin tietotekninen ympäristö täyttää tietoturvallisuuden perustasolle asetetut vaatimukset, jota on annettu valtioneuvoston asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010 5 §). Tukesin henkilöstö on saanut koulutusta henkilötietojen käsittelystä.

Tukes huolehtii rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, tarkastaa niiden oikeellisuus ja saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistua. Jos haluat tarkastaa omat henkilötietosi, joita Tukesissa käsitellään, ota yhteyttä osoitteeseen tietosuoja (at) tukes.fi.

Jos tiedät olevasi Tukesin rekisterissä ja sinulla on turvakielto tai jokin muu erityinen syy, jonka takia Tukes ei voi luovuttaa tietojasi, ota yhteyttä osoitteeseen tietosuoja (at) tukes.fi. Pääsääntöisesti luovutamme yksityishenkilöiden osoitteita tai puhelinnumeroita vain toisille viranomaisille. Tukes ei luovuta yhteystietoja suoramarkkinointiin.

Tuote-, palvelu-, laitos- ja laitteistovalvonta

Tukes ylläpitää rekistereitä Tukesin toimialaan kuuluvista valvonnan kohteista, kuten tuotteiden maahantuojista, kuluttajapalveluiden tarjoajista, sähkölaitteistoista ja painelaitteista. Rekistereitä pidetään valvonnan suorittamiseksi ja ne perustuvat lakisääteiseen tehtävään tai yleisen edun mukaisen viranomaistehtävän suorittamiseen.

Valvontakohde on usein oikeushenkilö eli esimerkiksi yritys, mutta monessa rekisterissä valvontakohteelle on merkitty myös yhteyshenkilö. Yhteyshenkilön nimeäminen helpottaa yhteydenpitoa valvontakohteen ja Tukesin välillä. Yhteyshenkilön tietoja rekisterissä ovat nimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Eräät laitteistot tai laitokset vaativat lain mukaan vastuuhenkilön, esimerkiksi käytönvalvojan tai töiden johtajan nimeämisen. Näiden vastuuhenkilöiden osalta rekisteriin tallennetaan yhteystietojen lisäksi tietoja, jotka auttavat varmistamaan, että henkilö on pätevä kyseiseen rooliin. Vastuuhenkilöiden osalta voidaan käsitellä tietoja koulutuksesta, pätevyydestä tai työhistoriasta. Lisäksi tarvittaessa käsitellään vastuuhenkilön henkilötunnusta, jotta henkilön tarkka yksilöinti on mahdollista.

Asiakirjarekisterit

Tukes pitää yllä luetteloa sen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsiteltävistä asioista, kuten laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellytetään (621/1999, 18 §). Asiakirjarekistereihin tallennetaan myös tieto asianosaisesta, esimerkiksi asian vireille saattajasta. Tallennettavia tietoja ovat nimi, osoite ja sähköpostiosoite. Jos asiakas on oikeushenkilö, voidaan rekistereihin kirjata myös yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite asian käsittelyn helpottamiseksi. Asiakirjarekisterien tiedot säilytetään Arkistolaitoksen, eli nykyisen Kansallisarkiston, päätöksellä pysyvästi.

Pätevyysrekisterit

Tukes pitää yllä rekistereitä pätevistä toiminnanharjoittajista, tietyistä toimialaansa kuuluvista suoritetuista tutkinnoista, koulutuksen tarjoajista, pätevyydenarviointilaitoksista sekä valtuutetuista laitoksista ja -tarkastajista. Rekisterit perustuvat lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen.

Mikäli pätevyyden tai luvan haltija on oikeushenkilö, esim. yritys, voidaan rekisteriin tallentaa yhteyshenkilön yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteydenpidon helpottamiseksi. Henkilökohtaisten pätevyyksien osalta rekistereissä käsitellään yhteystietojen lisäksi sellaisia tietoja, joiden avulla henkilön pätevyys voidaan todentaa tai lupa myöntää. Tällaisia ovat esimerkiksi tiedot koulutuksesta, pätevyydestä tai työkokemuksesta. Henkilön yksilöimiseksi rekisterissä käsitellään myös henkilötunnusta.

Akkreditointitoiminta (FINAS)

FINAS pitää yllä asiakasrekisteriä. Asiakkaat ovat oikeushenkilöitä, esim. yritys, mutta yhteydenpidon helpottamiseksi rekisterissä käsitellään myös yrityksen yhteyshenkilön yhteystietoa, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Lisäksi FINAS ylläpitää rekisteriä käyttämistään teknisistä arvioijista. FINAS käsittelee sellaisia tietoja, joista arvioijan pätevyys voidaan todeta. Rekisterinpito perustuu sopimukseen.

Luparekisterit

Tukesin tehtäviin kuuluu myöntää erilaisia lupia ja valvoa niihin liittyvien ehtojen toteutumista luvanhaltijan toiminnassa. Näitä tarkoituksia varten Tukes kerää myös henkilötietoja. Rekisterien ylläpito perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Usein luvanhaltija on oikeushenkilö, esimerkiksi yritys. Yhteydenpidon helpottamiseksi luvanhaltijaa pyydetään usein ilmoittamaan yhteyshenkilö, jotta yhteydenpito olisi helpompaa. Yhteyshenkilön tietoja rekisterissä ovat nimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Jos luvanhaltija on yksityishenkilö, tarvitaan yleensä tarkempia henkilötietoja, kuten henkilötunnus ja kotiosoite, jotta luvanhaltija pystytään luotettavasti yksilöimään.

Viestintä- ja yhteistyörekisterit, sis. sidosryhmät

Tukes kerää henkilötietoja viestinnällisiin tarkoituksiin. Tällaisia ovat esimerkiksi tiedotteiden, uutisten ja uutiskirjeen toimittaminen sekä Tukesin järjestämiin tapahtumiin, koulutuksiin tai arpajaisiin osallistuminen. Tukes voi myös kerätä tietoa ja palautetta järjestämistään tapahtumista. Näiden rekisterien ylläpito perustuu pääsääntöisesti suostumukseen, jolloin suostumuksen voi myös peruuttaa. Jos olet tulossa Tukesiin vierailulle, rekisteröidään nimesi vierailijalistalle. Rekisteristä riippuen kerättäviä tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli, työnantaja ja erityisruokavalio.

Lisäksi Tukes pitää rekisteriä viestintäpalveluiden tarjoajista. Palveluntarjoaja on yleensä oikeushenkilö, esim. yritys, mutta rekisteriin tallennetaan myös palveluntarjoajan yhteyshenkilön yhteystiedot. Lisäksi Tukes pitää rekisteriä eri medioiden yhteydenotoista, jotta voi seurata viestinnän onnistumista. Rekisteriin tallennetaan toimittajan/asiakkaan yhteystiedot.

Tukes neuvoo ja välittää tietoa toimialaansa koskevissa kysymyksissä. Neuvontapalvelu käsittelee henkilön yhteystietoja, esim. nimi, sähköpostiosoite, jotta voi vastata kysymyksen esittäjälle. VARO-rekisterin avulla jaetaan onnettomuustietoa ja pyritään ehkäisemään onnettomuuksia. VARO-rekisteriin ei tallenneta henkilöiden tunnistetietoja, kuten nimi, osoite jne., mutta henkilö saattaa olla joidenkin tunnistettavissa onnettomuuskuvauksen perusteella.

Rekrytoinnit

Tukes hakee uusia työntekijöitä ilmoittamalla virkoja julkisesti haettaviksi. Hakemukset otetaan vastaan valtiolle.fi-järjestelmään. Myös kirjaamoon lähetetyt hakemukset tallennetaan valtiolle.fi:hin. Valtiolle.fi:ssä käsitellään virkaa hakeneiden nimiä, yhteystietoja, syntymäaikatietoa sekä tietoja koulutuksesta ja aikaisemmista työsuhteista, sekä myös yksityiselämää koskevia tietoja siltä osin kuin niitä on hakemuksessa kerrottu. Tietoja käsittelevät järjestelmässä hausta vastaava esimies, henkilöstöhallinnon edustajat ja muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt. Haun päätyttyä hakemukset ja hakijayhteenveto tallennetaan asiakirjarekisteriin ja poistetaan valtiolle.fi-järjestelmästä. Hakemuksia säilytetään asiakirjarekisterissä kaksi vuotta. Tehtävään valitun henkilön hakemus ja nimitysmuistio, joka sisältää haastateltujen hakijoiden ansiovertailun, säilytetään pysyvästi.

Valintamenettelyn aikana saatuja lausuntoja henkilöiden soveltuvuusarvioinnista säilytetään kaksi vuotta. Niitä ei tallenneta asiakirjarekisteriin.

Tukes saa myös avoimia hakemuksia, joissa on hakijoiden yhteys-, koulutus- ja työsuhdetietoja. Tukes toivoo hakemuksia ensisijaisesti valtiolle.fi-palvelun kautta. Hakemuksia ei tallenneta asiakirjarekisteriin. Avoimia hakemuksia säilytetään kaksi vuotta.

Oman henkilöstön tietoja Tukes käsittelee valtionhallinnon yhteisessä henkilötietojärjestelmässä.

• Valtiolle.fi
• Tukesin tehtäviä hakeneiden ansiovertailuluettelot