Turvallisuusasiakirjan laatiminen ja hyödyntäminen

Turvallisuusasiakirja on palveluntarjoajan kirjallinen kuvaus siitä, miten palvelun turvallisuus on järjestetty. Turvallisuusasiakirjassa kuvataan palveluun liittyvät vaarat ja toimenpiteet riskien hallitsemiseksi ja hätätilanteisiin varautumiseksi.

Turvallisuusasiakirja kokoaa yhteen palveluun liittyvät turvallisuusasiat ja auttaa palveluntarjoajaa turvallisuuden jatkuvassa parantamisessa. Turvallisuusasiakirja on ensisijaisesti palveluntarjoajan oma työkalu – ei viranomaisia varten tehty dokumentti. Turvallisuusasiakirja pitää toimittaa Tukesiin vain, jos Tukes sitä erikseen pyytää.

Mistä palveluista pitää laatia turvallisuusasiakirja?

Turvallisuusasiakirja pitää laatia kuluttajapalveluista, joista voi aiheutua vähäistä merkittävämpää vaaraa osallistujien tai muiden henkilöiden turvallisuudelle. Esimerkiksi seuraavista palveluista pitää laatia turvallisuusasiakirja:

 

  • huvipuisto, perhepuisto, eläintarha, kotieläinpuisto, tivoli ja sirkus
  • kuntosali
  • laskettelukeskus ja muu rinnekeskus
  • leikkikenttä ja siihen rinnastettava sisäleikkipaikka
  • rullalautailupaikka ja vastaavanlainen pyöräilypaikka
  • seikkailu-, elämys- ja luontopalvelu sekä niihin rinnastettava muu ohjelmapalvelu, jollei siihen sisältyvää riskiä voida arvioida vähäiseksi
  • kiipeilykeskus
  • ratsastustalli ja muu ratsastuspalvelu
  • kartingrata
  • uimahalli, maauimala, kylpylä ja viihdekylpylä
  • uimaranta ja talviuintipaikka
  • tatuointi-, lävistys- ja muu kehonmuokkauspalvelu
  • turvapuhelinpalvelu ja muu vastaava palvelu
  • tapahtuma, joka sisältää merkittävän riskin, josta toteutuessaan voi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle palveluun osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi
  • ohjelmapalvelut, joita koskee turvallisuusasiakirjan laatimisvelvoite.


Tarkempia tietoja palvelukohtaisesta turvallisuusasiakirjavelvoitteesta löytyy palvelukohtaisilta sivuilta.

Näin laadit turvallisuusasiakirjan

Keskity kuvaamaan turvallisuusasiakirjaan juuri kyseessä olevan palvelun toteutusta, vaaroja ja turvallisuustoimenpiteitä. Turvallisuusasiakirjan sisältö on määritetty ns. turvallisuusasiakirja-asetuksessa (Valtioneuvoston asetus eräitä kuluttajapalveluja koskevasta turvallisuusasiakirjasta 1110/2011).


Turvallisuusasiakirjan ei tarvitse olla turhan pitkä, kunhan siinä kuvataan asiat, jotka ovat tärkeitä kyseessä olevan palvelun turvallisuuden kannalta. Laajasta, vaativasta tai riskialttiista palvelusta pitää laatia yksityiskohtaisempi ja kattavampi turvallisuusasiakirja kuin yksinkertaisesta ja asiakkaalle helposta palvelusta.


Voit laatia yhden yhteisen turvallisuusasiakirjan useasta samantyyppisestä palvelusta. Esim. kunnan ylläpitämät leikkikentät tai uimarannat voi koota yhteen turvallisuusasiakirjaan. Kaikille asiakirjan sisältämille kohteille yhteisistä turvallisuusasioista riittää yksi kuvaus, kunhan sitä täydennetään tarpeen mukaan kunkin kohteen erityispiirteillä. Esimerkiksi tietyt riskit, kuten esim. putoaminen leikkivälineestä tai leikkialustan kunto, ovat yhteisiä kaikille leikkipaikoille, mutta yksittäisellä leikkipaikalla voi olla lisäksi jotain erityisiä riskejä, esim. jyrkänne tai muista poikkeavia leikkivälineitä, jotka pitää erikseen huomioida turvallisuusasiakirjassa.

Yhteisen turvallisuusasiakirjan pitää kattaa riittävän tarkasti kunkin kohteen vaarat ja toimenpiteet vaaratilanteiden torjumiseksi.

Voit tarvittaessa yhdistää turvallisuusasiakirjan muihin turvallisuusdokumentteihin, esimerkiksi pelastussuunnitelmaan, valmiussuunnitelmaan tai muuhun vastaavaan turvallisuussuunnitelmaan. Esimerkiksi kattavasti laaditussa pelastussuunnitelmassa käsitellään monelta osin samoja asioita kuin turvallisuusasiakirjassa. Huolehdi kuitenkin siitä, että turvallisuusasiakirja täyttää sille asetetut vaatimukset silloinkin, kun se on yhdistetty muuhun turvallisuussuunnitelmaan.

Turvallisuusasiakirja voi myös koostua monesta erillisestä tiedostosta tai liitteestä, eli kaikkia tietoja ei tarvitse koota yhteen tiedostoon.

Voit tarvittaessa laatia turvallisuusasiakirjan yhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan kanssa. Turvallisuusasiakirjan laatiminen on opettavainen prosessi, joten Tukes ei suosittele, että turvallisuusasiakirja annetaan kokonaan ulkopuolisen asiantuntijan tehtäväksi. Ota mahdollisuuksien mukaan myös palvelun toteutukseen osallistuva henkilöstö mukaan turvallisuusasiakirjan laatimiseen.

Pidä turvallisuusasiakirja ajan tasalla. Voit käyttää päivityksessä apuna esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

  • Mitä tapaturmia, onnettomuuksia tai läheltä piti –tilanteita viime vuoden aikana on tapahtunut?
  • Onko onnettomuuskirjanpito ajan tasalla?
  • Miten turvallisuustilanne on vuoden aikana muuttunut?
  • Miten palvelu, suorituspaikat, laitteet tai henkilöstö ovat muuttuneet?
  • Millaisia muutoksia asiakaskunnassa tai toimintaympäristössä on tapahtunut?
  • Ovatko tiedot vaaroista ajan tasalla?
  • Mitä toimenpiteitä vaarojen poistamiseksi on vuoden aikana toteutettu?
  • Ovatko asiakkaille annettavat ohjeet, opasteet ja varoitukset ajan tasalla?
  • Mitä ovat tärkeimmät toimenpiteet turvallisuuden parantamiseksi seuraavan vuoden aikana?
  • Onko turvallisuusasiakirja kokonaisuutena ajan tasalla?

Ohje turvallisuusasiakirjan laatimiseksi

Näin hyödynnät turvallisuusasiakirjaa

Turvallisuusasiakirjan pitää olla valmiina ennen palvelun aloittamista.

Palvelun käytännön toteutuksen pitää vastata sitä, mitä turvallisuusasiakirjassa on kuvattu. Pidä huoli siitä, että henkilökunta tuntee turvallisuusasiakirjan sisällön ja osaa toimia sen mukaan. Voit hyödyntää turvallisuusasiakirjaa esim. uusien työntekijöiden ja sijaisten perehdyttämisessä, turvallisuuskoulutusten materiaalina, hätä- tai ongelmatilanteiden hoitamisessa, yhteistyössä muiden palveluntarjoajien ja viranomaisten kanssa, kilpailutuksissa sekä muutosten ja poikkeamien hallinnassa.

Säilytä turvallisuusasiakirja paikassa, jossa se on helposti henkilöstön saatavilla. Kertaa henkilöstön kanssa turvallisuusasiakirjan sisältö säännöllisesti, esimerkiksi vuosittaisen päivityksen jälkeen. Käy turvallisuusasiakirja läpi aina uuden henkilön perehdyttämisen yhteydessä. Henkilöstön turvallisuusosaamisen kannalta on tärkeää harjoitella käytännössä toimintaa erilaisissa hätätilanteissa.
Jos palvelua toteuttamassa on useita eri palveluntarjoajia, päävastuullisen palveluntarjoajan on huolehdittava siitä, että koko palvelu on turvallinen. Esimerkiksi yleisötapahtumassa voi olla tarjolla useita eri ohjelmapalveluita. Kunkin palvelun tarjoaja vastaa oman palvelunsa turvallisuudesta ja turvallisuusasiakirjan laatimisesta. Ohjelmapalveluiden lisäksi koko tapahtumasta pitää laatia koko tapahtumaa koskeva turvallisuusasiakirja. Tapahtuman pääjärjestäjän pitää pyytää ohjelmapalveluiden tarjoajilta turvallisuusasiakirjat ennen tapahtumaa, ja niiden avulla hän voi arvioida tapahtuman kokonaisturvallisuutta ja tehdä tarvittavat toimenpiteet turvallisuuden parantamiseksi.

Vastaavasti palvelun välittäjän pitää huolehtia siitä, että hänen välittämänsä palvelut ovat turvallisia. Turvallisuusasiakirjan kysyminen välityssopimusta tehtäessä on tähän hyvä keino.

Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse olla asiakkaiden saatavilla, eikä sitä tarvitse julkaista esim. yrityksen internetsivuilla. Lisäksi kannattaa muistaa, että turvallisuusasiakirja voi sisältää aineistoa, jota ei ole tarkoituksenmukaista luovuttaa ulkopuolisten tietoon, mm. palvelun väärinkäytön mahdollisuudet tai ilkivallalle herkät kohdat.

 

Usein kysyttyä

Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvää sisältöä