Blogi: Etätarkastukset kannustavat vastuullisuuteen korona-aikanakin

Etätarkastukset ovat auttaneet teollisen turvallisuuden edistämisessä ja ylläpitämisessä myös nyt korona-aikaan.

Me Tukesin Teolliset prosessit -ryhmässä otimme etätarkastukset käyttöön vuonna 2017 ja olimme siinä tiettävästi ensimmäinen laajamittaisesti vaarallisia kemikaaleja käsitteleviä tai varastoivia teollisuuslaitoksia valvova eurooppalainen viranomainen. Vuosien varrella olemme päässeet esittelemään toimintatapaamme useille kuulijoille niin Suomessa kuin maailmallakin.

Tässä blogissa jaamme kokemuksiamme etätarkastuksista.

Valvomme edellä mainittuja ns. SEVESO-kohteita ja teemme niihin määräaikaistarkastuksia säännöllisin väliajoin. Tällä hetkellä emme koronapandemian vuoksi tee asiakaskäyntejä paikan päälle, vaan teemme kaikki tarkastukset etänä.

Ennen tarkastusta: valmistautuminen

Varsinainen tarkastuspäivä koostuu kahdesta osasta: paperiasioiden läpikäynnistä ja laitoskierroksesta. Nämä molemmat voidaan Tukesin kokemuksen mukaan toteuttaa sujuvasti myös etänä.

Tarkastuksen onnistumisen kannalta hyväksi käytännöksi niin etänä kuin paikan päällä tehtävillä tarkastuksilla ovat osoittautuneet ennakkokysymykset. Käytännössä Tukesin asiantuntija lähettää teollisuuslaitoksen vastuuhenkilölle ennakkokysymykset, joihin vastuuhenkilö lähettää vastaukset noin viikkoa ennen tarkastusta.

Ennakkokysymykset tarkoittavat laitosten vastuuhenkilöille etukäteen kirjoitustyötä, mutta toimivat samalla valmistautumisena varsinaiseen tarkastuspäivään. Me Tukesissa käymme vastaukset etukäteen läpi ja niiden pohjalta pohdimme, mihin varsinaisena tarkastuspäivänä kannattaa keskittyä. Ennakkovastauksia käytetään sellaisinaan tarkastuskertomuksissa.

Tarkastuspäivä: paperiasiat ja laitoskierros etänä

Paperiasiat käydään paikan päälläkin usein läpi pöydän ääressä, joten asiat hoituvat sujuvasti videoyhteydellä etänäkin. Tietoturvasta keskustelemme yrityksen kanssa aina ennen tarkastusta ja sovimme yhdessä, mitä ohjelmaa käytämme. Sovimme myös etukäteen, mitä materiaalia tarkastuspäivänä on hyvä olla mukana, niin mappeja ei tarvitse singahtaa hakemaan kesken kaiken.

Laitoskierros toteutetaan etätarkastuksissa joko videon tai valokuvien avulla. Pyydämme yleensä pohjapiirustuksen avulla etukäteen kuvia tietyistä kemikaalikohteista, esim. säiliöt, putkistot, vuotojenhallinta, muutokset, yleiskuva. Näytön jakaminen on osoittautunut hyväksi keinoksi, sillä video- ja kuvatiedostojen koot ovat suuria. Kun kuvamateriaalia kerätään, on muistettava, että räjähdysherkissä ex-tiloissa käytetään vain sinne soveltuvia laitteita.

Kuvia ja videota jakamalla näkee kokemuksemme mukaan hyvin, millainen tilanne laitoksessa on. Tarvittaessa voidaan sopia käynti paikan päälle myöhemmin.

Tarkastuksen jälkeen: palautetta

Normaalisti tarkastuksen toteuttamistapa pohditaan aina etukäteen yhdessä asiakkaan kanssa. Pohdinnassa huomioidaan riskit ja mietitään, korvaako etätarkastus kokonaisuudessaan kohteessa paikan päällä tehtävän tarkastuksen. Nyt koronapandemian aikaan etätarkastukset ovat kuitenkin antaneet mahdollisuuden poikkeusoloista huolimatta hoitaa lakisääteiset tehtävät ja Tukes onkin edistänyt tarkastuksia normaaliin tapaan, nyt vain etänä.

Yritysten palaute etätarkastuksista on ollut pääsääntöisesti positiivista. Haasteita on mm. yhteyksien ja kuvien ja videoiden jakamisen kanssa, mutta niitäkin olemme saaneet ratkottua hyvällä yhteistyöllä.

Hyvää palautetta olemme saaneet ennakkokysymyksistä, samoin tehokkaasta ajankäytöstä etätarkastuksella. Hyvänä puolena etätarkastuksissa on myös se, että niihin yrityksen ja myös usean eri viranomaisen asiantuntijat voivat sujuvasti osallistua esim. vain osaksi aikaa. Tästä hyötyy myös yritys.

Vaikka ajat ovat poikkeukselliset, haluamme kannustaa toimijoita vastuullisuuteen. Tukes tekee vuosittain kemikaali- ja räjähdekohteiden tarkastuksia noin 250. Tähän mennessä näyttää siltä, että tänäkin vuonna määrä on tavanomainen, vaikka tilanne on poikkeuksellinen.

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja koronakeväästäkin keräämme tarkasti opit talteen.

Lisätietoa: Etätarkastus ja konsernitarkastus -sivu tukes.fissä

 Tanja Heinimaa
 @TanjaHeinimaa
 ylitarkastaja, Teolliset prosessit