Blogi: Muutos lähtee sisältä päin – Tiimit Tukesin muutosajureiksi

Tulevaisuuden organisaatiot joutuvat painiskelemaan jatkuvan uudistumisen, lisääntyvän monimutkaisuuden ja innovatiivisuuden vaatimusten parissa. Kysymys kuuluukin: osaammeko tässä muuttuneessa tilanteessa työskennellä uudella tapaa ja kykeneekö Tukes uudistumaan?

Meille Tukesissa uudistuminen on tärkeää.

Strategiamme mukaisesti rakennamme modernia asiantuntijaorganisaatiota, kehitämme yhteistyötä ja kokeilemme rohkeasti. Kun strategisiin tavoitteisiimme lisätään yllä mainitut toimintaympäristössä tapahtuvat myllerrykset, syntyi ajatus loihtia organisaatioon rakenne, joka omalla esimerkillään vauhdittaa kunnianhimoisesti organisaation kehittymistä edelleen.

Luonnollisesti kehitämme linjaorganisaatiossa myös jatkuvasti toimintaa, mutta kehitystyötä täydentämään ja organisaation yhteistä hyvää kehittämään halusimme uuden tahon.

Tukesiin perustettu neljä tiimiä

Olemme Tukesin uudistamiseksi perustaneet neljä tiimiä: Asiantuntijuus ja julkisuuskuva, Palvelut ja muutoskyky, Tieto ja digitaalisuus sekä Tulevaisuus ja innovaatiot.

Tiimit on muodostettu aivan uudenlaisella menettelyllä. Ensin nimitin tiimien vetäjät, tiedusteltuani heiltä halukkuutta tehtävään. Tärkein yksittäinen elementti tiimien muodostamisessa on kuitenkin ollut tiimipooli. Tiimipoolin muodostavat vapaaehtoiset tukeslaiset, jotka ovat kirjanneet nimensä kaikkien nähtävillä olevaan tiimipoolilistaan. Tiimipooliin ilmoittautumiseen ei tarvitse kysyä lupaa esimieheltä ja tiimipooliin voi koska vain lisätä tai sieltä poistaa nimensä.

Tiiminvetäjät ovat koonneet tiimipoolista oman ”dream teaminsa” ilman mitään rajoitteita, jotka liittyisivät mm. alueelliseen edustavuuteen taikka sukupuoleen. Henkilömääräksi sovittiin 4–6 henkilöä/tiimi. Tavoitteenamme oli saada tiimiin monipuolisia näkemyksiä, kokemuksia ja eritoten vapaaehtoisuuden mukanaan tuomaa intoa, jotta uudistuksille saadaan syntymään hyvät edellytykset. Luonnollista on, että uudenlainen menettely on herättänyt keskustelua, mutta asioista on järjestetty eri yhteyksissä tilaisuuksia ja muutenkin viestitty ahkerasti.

Tiimit toimivat niin, että ne kokoustavat harvakseltaan, noin 4 viikon välein. Kokousten välillä tiimiläiset kehittävät ideoita, keskustelevat ja tekevät yhteistyötä tiimipoolin ja muiden tukeslaisten kanssa, tarkkailevat ympäristöä ja ovat aktiivisia muidenkin työtehtävien osalta. 

Tiiminvetäjien asemaa vahvistettiin nostamalla heidät johtoryhmän jäseniksi. Näin he tuovat tiimikuulumisia johtoryhmän kokoukseen – tiimiasioille on varattu pysyvä asialistakohta agendalla. Meidän mallissamme sovittiin, että tiimien ideat ja toimenpide-ehdotukset esitellään johtoryhmälle, joka päättää toimeenpanosta.

Kahden vuoden kokeilu

Olemme antaneet tiimeille kaksi vuotta toiminta-aikaa – sen jälkeen on arvioinnin paikka. Jatketaanko neljällä tiimillä, jatketaanko samoilla tiimeillä? Jää nähtäväksi. Varmaa on ainakin, että osa tiimiläisistä vaihtuu uusiin henkilöihin. Näin on sovittu jo tiimipoolia muodostettaessa.

Tiimityöskentely on lähtenyt hienosti käyntiin. Alkuun käytettiin tovi ryhmäytymiseen ja yhteisten toimintatapojen jalostamiseen. Tukesin yhteisen kehittämispäivien ohjelma ryhmätöineen oli osittain tiimien ideoima. Ensimmäiset hahmotelmat mm. toimintajärjestelmän kehittämisestä ja siirtymisestä kohti laatujärjestelmää on esitelty johtoryhmälle. Lisää pontevuutta tiimikokeiluumme tuo mukaanpääsy mm. Sitran järjestämään Kokeilukiihdyttämöön, joka mukavasti tarjoaa tukea ja lisää vipinää.

Minä olen vakuuttunut, että strategiamme mukaisesti asettamamme uudistustavoitteet on helpointa ja menestyksellisintä saavuttaa kokeilussa olevalla mallilla, unohtamatta tietenkään kaikkien tukeslaisten panosta asioiden ja ilmiöiden esille nostajina.

Kimmo Peltonen
pääjohtaja
@K1mmoPeltonen

Kuva: Tiimien asemoituminen suhteessa linjaorganisaatioon.