Säkerhetsdokumentet är tjänsteleverantörens skriftliga beskrivning över hur tjänstens säkerhet är organiserad. I säkerhetsdokumentet beskrivs faror i samband med tjänsten och åtgärder för att hantera risker och förbereda sig för nödsituationer.
Säkerhetsdokumentet samlar ihop de säkerhetsfrågor som hör till tjänsten och hjälper tjänsteleverantören att kontinuerligt förbättra säkerheten. Säkerhetsdokumentet är främst tjänsteleverantörens eget arbetsredskap – inte ett dokument gjort för myndigheterna. Säkerhetsdokumentet ska lämnas in till Tukes endast om Tukes skilt ber om det.
För vilka tjänster ska säkerhetsdokument upprättas?
Säkerhetsdokument ska upprättas för konsumenttjänster som kan orsaka mindre betydande faror för deltagarnas eller andra personers säkerhet. Till exempel för följande tjänster ska ett säkerhetsdokument upprättas:
- nöjespark, familjepark, djurpark, djurgård, tivoli och cirkus
- gym
- skidcenter eller annan skidanläggning
- lekplats eller jämförbar inomhuslekplats
- skateboardställe eller liknande cykelställe
- äventyrs-, upplevelse- och naturtjänst samt annan till dem jämförbar programtjänst, om inte dess risker kan bedömas som små
- klättringscenter
- ridstall och andra ridtjänster
- kartingbana
- simhall, utebassäng, spa och badanläggning
- simstrand och vintersimställe
- tatuering-, piercing- och andra kroppsformningstjänster
- nödtelefontjänst och annan motsvarande tjänst
- en händelse som innebär en betydande risk för att, om den realiseras, utgöra en risk för någons säkerhet på grund av det stora antalet involverade personer eller andra speciella skäl
- programtjänster som är skyldiga att upprätta säkerhetsdokument.
Mer specifik information om de tjänstespecifika säkerhetsdokumentskyldigheterna finns på de tjänstespecifika sidorna.
Såhär upprättar du ett säkerhetsdokument
Fokusera på att i säkerhetsdokumentet beskriva förverkligande, faror och säkerhetsåtgärder för tjänsten ifråga. Säkerhetsdokumentets innehåll är preciserat i den s.k. säkerhetsdokument-förordningen (Statsrådets förordning om säkerhetsdokument för vissa konsumenttjänster 1110/2011).
Säkerhetsdokumentet behöver inte vara onödigt långt, så länge det beskriver saker som är viktiga för säkerhet för tjänsten ifråga. För omfattande, krävande eller riskabla tjänster ska säkerhetsdokumentet som upprättas vara med detaljerat och omfattande än för simpla och för kunderna enkla tjänster.
Du kan upprätta ett gemensamt säkerhetsdokument för flera tjänster av samma sort. T.ex. kan kommunens lekplatser och simstränder sammanföras till ett säkerhetsdokument. För varje objekt i dokumentet är en enda beskrivning av de gemensamma säkerhetsfrågorna tillräcklig, så länge den efter behov kompletteras med varje objekts särdrag. Till exempel vissa risker, såsom att falla från lekplatsutrustning eller lekplatsunderlagets kondition, är gemensamma för alla lekplatser, men på enskilda lekplatser kan det finnas specifika risker, t.ex. en brant sluttning eller avvikande lekutrustning som ska behandlas skilt i säkerhetsdokumentet.
Det gemensamma säkerhetsdokumentet måste tillräckligt specifikt täcka varje objekts faror och åtgärder för att förhindra farliga situationer.
Vid behov kan du upprätta säkerhetsdokumentet i samarbete med en utomstående expert. Upprättande av säkerhetsdokument är en lärorik process, därför rekommenderar Tukes inte att säkerhetsdokumentet helt lämnas över att göras av en utomstående expert. Om möjligt inkludera personalen som är involverad i genomförandet av tjänsten i upprättandet av säkerhetsdokumentet.
Håll säkerhetsdokumentet uppdaterat. Som hjälp vid uppdateringen kan du till exempel använda dig av följande frågor:
- Vilka olycksfall, olyckor eller tillbud har inträffat under det senaste året?
- Är olycksbokföringen uppdaterad?
- Hur har säkerhetssituationen förändrats under året?
- Hur har tjänsten, ställen för utförande, utrustning eller personal förändrats?
- Hurdana förändringar har skett i kundkretsen eller verksamhetsmiljön?
- Är informationen om faror uppdaterad?
- Vad för åtgärder för att avlägsna faror har gjorts under året?
- Är de anvisningar, vägledning och varningar som ges till kunderna uppdaterade?
- Vilka är de viktigaste åtgärderna för att förbättra säkerheten under det kommande året?
- Är säkerhetsdokumentet som helhet uppdaterad?
Såhär drar du nytta av säkerhetsdokumentet
Säkerhetsdokumentet ska vara klart innan tjänsten påbörjas.
Tjänstens genomförande i praktiken måste motsvara det som är beskrivet i säkerhetsdokumentet. Se till att personalen känner till säkerhetsdokumentets innehåll och kan agera enligt det. Du kan utnyttja säkerhetsdokumentet till exempel för att introducera nya anställda och ersättare, som material för säkerhetsutbildningar, för att sköta nöd- eller problemsituationer, för samarbete med andra tjänsteleverantörer och myndigheter, vid budgivning samt vid hantering av förändringar och avvikelser.
Förvara säkerhetsdokumentet på ett ställe där det är lättillgängligt för personalen. Repetera regelbundet säkerhetsdokumentets innehåll med personalen, till exempel efter den årliga uppdateringen. Gå alltid igenom säkerhetsdokumentet i samband med att en ny person introduceras. Med tanke på personalens säkerhetskunnande är det viktigt att i praktiken öva att agera i olika nödsituationer.
Om tjänsten genomförs av flera olika tjänsteleverantörer ska den huvudansvarige tjänsteleverantören se till att hela tjänsten är säker. Till exempel vid offentliga evenemang kan flera olika programtjänster erbjudas. Varje tjänsteleverantör ansvarar för den egna tjänstens säkerhet och för upprättande av säkerhetsdokument. Förutom programtjänsterna ska det upprättas ett säkerhetsdokument som omfattar hela evenemanget. Evenemangets huvudarrangör ska begära säkerhetsdokumenten från leverantörerna av programtjänsterna innan evenemanget, och med hjälp av dem kan han eller hon bedöma evenemangets totala säkerhet och göra nödvändiga åtgärder för att förbättra säkerheten.
På motsvarande sätt ska tjänsteförmedlaren se till att de tjänster han eller hon förmedlar är säkra. Att be om ett säkerhetsdokument när man gör ett förmedlingsavtal är ett bra sätt för detta.
Säkerhetsdokumentet behöver inte vara tillgängligt för kunderna, och man behöver inte publicera det t.ex. på företagets internetsidor. Dessutom bör man komma ihåg att säkerhetsdokumentet kan innehålla material som inte är lämpligt att lämnas ut till utomstående, bl.a. potentiellt missbruk av tjänsten eller känsliga punkter för skadegörelse.
